すべてのカテゴリ

GoogleフォームやWebサイトの問い合わせフォームなど、新しい回答の確認で毎回同じ手順を繰り返していませんか？ たとえば、次のようなルーティン作業です。 ・新しい回答が来ているか確認する ・対応が必要な回答だけを探す ・別シートや台帳へ転記する ・担当者に通知する ・未対応の回答をあとから探す 1回あたりは数分の作業でも、件数が増えると確認漏れや転記ミスが起きやすくなります。 この記事では、フォーム回答の確認から転記、通知までを「1つの業務フロー」として整える例をご紹介します。 大掛かりなシステムを作るのではなく、入力・処理・出力を小さく固定することで、日々の手作業を減らすという考え方です。 この例で整える流れここでは、問い合わせフォームの回答確認を例に挙げます。 具体的には、次のような流れを想定しています。 1. フォームに回答が入る 2. 回答がスプレッドシートへ記録される 3. 条件に合う回答だけを要確認リストへ整理する 4. 担当者向けの通知文を作る 5. 未対応のものをあとから確認できるようにする 自動化すると効果が出やすい作業次のような作業は、1つのフローとして自動化しやすい傾向にあります。 ・フォーム回答を台帳へ整理する ・特定の条件だけ別シートへ出す ・未対応や未提出の一覧を作る ・担当者向けの通知文を作る ・CSVを整形して月次レポートへ回す ・PDF作成や確認メール送信につなげる 開発をご依頼いただく前に決めておきたいことシステムの構築や実装をご依頼いただく前に、以下の点を整理しておくと進めやすくなります。 ・現在の作業手順 ・入力元の種類 ・出したい結

申込フォームの回答を確認し、PDFを作成して確認メールを送る作業を、毎回手作業で行っていませんか？ 件数が少ないうちは対応できても、申し込みが増えてくると、転記ミスや送信漏れが発生しやすく、確認の手間も増えてしまいます。 この記事では、申込フォームの受付から、PDF作成、確認メール送信、管理台帳への記録までを「1つの流れ」として整える例をご紹介します。 想定する流れここでは例として、講座やイベントの申し込み受付を想定します。 手作業の場合、次のような流れになりがちではないでしょうか。 ・フォーム回答を確認する ・申込内容を台帳へ転記する ・PDFのひな形へ必要項目を入れる ・PDFを書き出す ・申込者へ確認メールを送る ・送信済みかどうかを記録する この業務フローを、システムを使って次のように整理します。 1. 申込フォームから回答が入る 2. 管理台帳に必要な項目を自動で記録する 3. 既存のひな形へ内容を差し込み、PDFを作成する 4. 確認メールを作成、または自動送信する 5. 送信結果を台帳で後から確認できるようにする 1フロー化するときの注意点自動化に向いているのは、決まった入力データを、決まった形へ反映する部分です。 PDFの文面やメール本文は、お客様側でご用意いただいた既存のフォーマットを使用する前提となります。 私は、その文面へフォームの回答内容を正確に差し込み、確認しやすい流れに整える部分を担当いたします。 ご依頼・お見積り時にご準備いただきたい情報お見積りのご相談時、以下の情報をご用意いただけるとスムーズに確認できます。 ・フォームの項目 ・PDFに入れたい