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最近、お客様から「お問い合わせの管理が大変で、対応漏れが心配」という相談をいただきました。 メールだけでやり取りしていると、どの問い合わせがどこまで進んでいるかわからなくなってしまうんですよね。 そこで、シンプルなお問い合わせチケットシステムを作ってみることにしました。 実際に作ったシステムでは、3つの案件パターンに対応できるようになっています。 案件Aは製品の不具合報告で、緊急度を3段階で分類し、担当者への自動通知機能を付けました。 案件Bは機能追加の要望で、進捗状況を「受付中」「検討中」「対応予定」「完了」の4段階で管理できるようにしています。 案件Cは一般的な質問で、よくある質問はテンプレート回答を用意して、効率よく対応できるようにしました。 お客様にとってのメリットは大きく分けて3つあります。 まず、問い合わせの進捗が一目でわかるので安心感が違います。 次に、過去のやり取りが全て記録されているため、同じ説明を何度もする必要がありません。 そして、担当者が変わっても引き継ぎがスムーズにできるので、お客様にご迷惑をおかけすることがなくなります。 システムを作る際の実用的なコツをお伝えすると、最初から完璧を目指さないことが重要です。 私は最初、シンプルな表形式でお問い合わせを管理することから始めました。 お客様の使い方を見ながら、本当に必要な機能だけを追加していく方が、使いやすいシステムができあがります。 また、メール通知機能は必須ですが、通知が多すぎると逆効果なので、重要度に応じて調整できるようにしておくと良いでしょう。 実際に運用してみて感じたのは、お客様の業務効率が明ら

お陰様で多くの皆様からご依頼やご相談をいただいておりますが、ほぼ一人でご対応を続けているため、一時期に大勢お客様へ同時ご対応となりますと、どのお客様にどのご対応で取り組むべきかを把握することに苦労していました。時にはエクセルで管理したり、スプレッドシートを使ってたりしておりましたが、帯に短したすきに長しといったところでしょうか。そこで、自分用の案件管理システムを開発いたしました。これらの案件は自由に好きな場所に上下移動可能です。そのことで優先順位も調整と把握が可能という仕様です。ステータスも入力できるようにしておりまして、「今、どのお客様に何をすべきか。」がたちどころに把握できます。バッヂの種類は今のところ画面の通りですが、自分で作ったシステムですのでいくらでも増減可能です。今日、開発いたしましたが、先ほどまで日付が入っていませんでしたので、それも今追加しました。日付は案件の更新日（ステイタス変更日）が入力されます。このシステムも活用しながら今後も着実に多くのお客様のご要望にお応えしてまいりたいと考えております。