教員1年目の4月、健康保険部に配属されました。
当時、部会の仕事の実態は、保健主事の先生ひとりによる献身によって支えられていました。私を含め、その年のメンバーは全員が入れ替わりの新人。出産休暇を控えた主事の先生から、代理の先生、そして私たちへと、4月からの年間スケジュールに沿って仕事の引き継ぎが行われました。
クラス替えも決まり、これからの予定を確認していく中で、ある業務の進め方が話題にのぼりました。全校生徒分の膨大な「健康診断票」の作成です。そこで私たちは、主事の先生がずっとひとりで、その氏名をすべて「手書き」で埋めていたことを知りました。
これからの作業内容としてその話を聞いた代理の先生が、少し驚いた様子で問い返しました。
「これ、今までひとりですべて書いていたんですか……？」
そこから、部会として「みんなで手伝おう」という話になりました。主事、部長、そして私を含む先生2人の計4人で構成された部会。各担任の先生からフルネームの「木のゴム印」を借りてきて、4人でインク台を囲んで手分けをする形です。
当時の私は、手書きからハンコになっただけで「ずいぶん効率的になった」と感じていました。正直、「4人で分担してもやっぱり大変だな……」という思いもありましたが、1年目の自分にとっては「学校の仕事とはこういうものか」と、そんなものだと思って受け入れていました。
✨ 2年目、部長が変わって言われた一言「なんでハンコ押してるの？」
そして2年目の4月。主事の先生はまだ産休から戻られておらず、新しく健保の部長の先生が着任されました。
4月頭の部会、これから始まる作業の引き継ぎやスケジュール確認をしていた時のことです。前年と同じように「クラス名簿を揃えて、担任からハンコを借りて……」と説明する私たちに、新部長は不思議そうに尋ねました。
「なんでみんなで集まってハンコ押してるの？」
その学校の現場では、ハンコを使っていること自体が「手書きより進んだ画期的な方法」でした。しかし、理科担当でもあった新部長の視点は違いました。先生はさらりと言ったのです。
「それだったらマクロを組んでみるから、その作業は少し待ってて」
後日、先生が作ってくれたのは、名簿にある全校生徒の名前を健康診断票の所定の位置に自動で流し込み、「ボタンを1回押すだけで、全校生徒分の名前が印字された書類が次々と印刷される」というツールでした。
* 1年目4月：前主事さんから引き継ぎ（ひとりですべて手書きしていた事実を知る）
* 1年目：担任からゴム印を借り、4人の部会メンバーで手分け。手書きよりは良いけれど大変な日々
* 2年目4月：部長交代。「マクロを組むから待ってて」の一言で、数時間の作業が「眺めるだけ」に
4人でインクを指につけながら、何時間もかけていた作業。
それが印刷ボタンひとつで、次々と健康診断票が出来上がっていくのを眺めている間、「あ、こんなに簡単に終わるんだ…」と、ただただ驚いていました。
パソコンが苦手だった保健主事さんでも、ボタンをポチッと押すだけで、ミスなく全員分がたった5分で終わる。
工学部出身ということもあり、ITそのものは身近な存在でしたが、「Excelをこういう風に使えるんだ」と、身近なツールの可能性に改めて気づかされた瞬間でした。
🛡️ 先生の「大切な手」を、事務作業で汚さないために
現在は現役のSE（システムエンジニア）として、多くの業務改善をお手伝いしています。私の原点は、1年目の自分が「こういうものだ」と受け入れていた、あの4月の引継ぎにあります。
「誰かが頑張ればいい」「ハンコがあるからマシになった」
もし今、そう自分に言い聞かせているなら、ぜひ一度私に相談してください。その時間は、もう必要ありません。名簿さえあれば、ボタン一つで全生徒分が「一括印刷」される仕組みが作れます。
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