業務の中には、
「慣れている人なら分かる」
「いつもやっている人なら判断できる」
という作業があります。
たとえば、
この伝票は郵送するのか。
担当者に渡すのか。
この施設は通常の送付先でよいのか。
この取引先は別の宛先に送るのか。
この商品は別の集計に入れるのか。
このコメントはどの時に必要なのか。
こうした判断は、担当者が覚えているうちは回ります。
でも、休みの日や引き継ぎの時、
慣れていない人が対応する時には、
急に作業が止まります。
マニュアルを探す。
過去の資料を見る。
前任者に聞く。
念のため確認する。
間違えないように何度も見直す。
この時間が、毎回少しずつ積み重なります。
ここで大事なのは、
作業をしている人の能力が低いという話ではありません。
むしろ、判断が頭の中に残ったままになっていることが問題です。
人が毎回考えている判断には、
たいてい何らかの条件があります。
施設名がこの場合は郵送。
この取引先は営業担当へ渡す。
この帳票は控えに印字が必要。
この区分なら別の表に分ける。
このコードなら集計対象にする。
この場合は確認者を通す。
このような条件を、頭の中だけで処理するのではなく、
Excelの表や辞書として整理しておくと、
作業はかなり進めやすくなります。
たとえば、
施設名
取引先名
処理区分
送付先
印刷方法
担当者
備考
確認要否
このような形で、判断に使う情報を表にしておく。
すると、毎回人が思い出して判断するのではなく、
表を見ながら同じ基準で処理できます。
さらに、その表をもとにすれば、
ExcelやVBA、Pythonで自動処理できる部分も見えてきます。
郵送先を自動で出す。
PDFを区分ごとに分ける。
印刷順を整える。
控えに必要な文字を入れる。
集計対象と対象外を分ける。
確認が必要なものだけ一覧に出す。
このように、判断を表にすることは、
単なるメモ作りではありません。
担当者の経験や記憶に頼っていた作業を、
誰でも同じように進められる形に変えるための準備です。
業務を楽にする時、
いきなり自動化から始めるよりも、
まずは「どこで判断しているのか」
を整理した方がうまくいくことがあります。
どの条件で分けているのか。
何を見て判断しているのか。
毎回迷うのはどこなのか。
確認が必要なのはどの部分なのか。
ここが見えてくると、
作るべき表やツールの形も見えてきます。
「担当者しか分からない」
「マニュアルを見ないと判断できない」
「毎回確認しながら処理している」
「同じような作業なのに、人によって結果が変わる」
このような作業は、
まず判断を表にするところから整理できます。
Excel・PDF・CSVの手作業で、
何を依頼すればいいか分からない段階でもご相談いただけます。
現在の作業内容を確認し、
集計・転記・照合・帳票作成・印刷用データ整理など、
後工程まで使いやすい形に整えます。
