業務で必要なのは、
ただ集計できることではありません。
現場で本当に求められているのは、
必要なときに、必要な形で、
すぐ使えることです。
ここは、似ているようで少し違います。
たとえば、
数字としては出せる。
一覧としてはまとまる。
条件に合うものも拾える。
でも、その結果が
見づらい。
確認しにくい。
別の表と照らさないと使えない。
毎回少し整え直さないといけない。
こういう状態だと、
“集計できる”けれど、
“すぐ使える”とは言いにくいです。
実務ではこの差がとても大きいです。
出せるだけなら何とかなることもあります。
でも、すぐ使えない表は、
その後ろでまた人の作業を増やします。
並び替える。
不要な列を消す。
必要な形に直す。
見せるために整える。
確認用に別の一覧と照らす。
つまり、
集計が終わったあとにも、
もうひと仕事残ってしまいます。
これでは、
表があるのに業務が軽くなりません。
本来は、
集計結果が出た時点で、
そのまま確認や判断に使える方がよいはずです。
どこを見ればいいか分かる。
必要な項目が並んでいる。
余計な手直しがいらない。
そのまま次の判断に進める。
ここまでできて、
初めて“使える”に近づきます。
だからこそ、
業務改善では
「集計できるようにする」だけでは足りないことがあります。
最終的に、
誰が何のために使うのか。
どの順番で見るのか。
何が並んでいれば判断しやすいのか。
そこまで考えて形にしないと、
結果は出ているのに、
現場は相変わらず忙しいということが起こります。
集計できることは大事です。
でも、すぐ使えることはもっと大事です。
もし今、
数字は出せているのに毎回整え直しているなら、
それはまだ途中の仕事が残っている状態かもしれません。
“集計できる”と“すぐ使える”は別の話です。
そして現場を軽くするのは、
後者の方なのだと思います。
集計はできているのに、
そのあと毎回整え直したり確認し直したりしている業務は少なくありません。
「出せるけれど使いにくい」「そのまま使える形に整理したい」
という場合は、
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