就業規則、従業員への周知してますか？

就業規則を作成した後、こんな状態になっていませんか？

- 就業規則は作ったけれど、その後は見直していない

- 作成した就業規則を、従業員に見せたことがない

- 会社の書庫に保管したままになっている

就業規則は、作成するだけで終わりではありません。

大切なのは、従業員が必要なときに内容を確認できる状態にしておくこと

です。

今回は、就業規則の「周知」についてお話しします。

 1．就業規則は従業員への周知が必要

常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出る必要があります。

そして、作成・変更した就業規則は、従業員に周知しなければなりません。

ここでいう「周知」とは、単に就業規則を作成したり、会社で保管したりすることではありません。

従業員が就業規則の内容を確認できる状態にしておくことが重要です。

せっかく就業規則を作成しても、従業員がその内容を確認できなければ、

会社のルールが十分に伝わらない可能性があります。

 2．就業規則を周知する3つの方法

では、具体的にどのような方法で周知すればよいのでしょうか。

代表的な方法を3つご紹介します。

① 見やすい場所に掲示する・備え付ける

事業場の見やすい場所に掲示したり、従業員がいつでも確認できる場所に備え付けたりする方法です。

ただし、誰でも自由に確認できる場所であることが大切です。

② 書面で従業員に交付する

就業規則を印刷し、従業員に配布する方法です。

手元に置いておけるため、必要なときに確認しやすいというメリットがあります。

 ③ 電子データで共有する

社内の共有フォルダやシステムなどに就業規則を保存し、従業員が確認できるようにする方法です。

この場合も、従業員が必要なときにアクセスできることが重要です。

会社のパソコンでしか閲覧できない、保存場所が分からない、閲覧するための権限がないといった状態では、十分に周知できているとはいえない可能性があります。

会社の規模や働き方に合わせて、従業員が確認しやすい方法を選びましょう。

 3．周知したら、それで終わり？

就業規則は、一度周知すればずっとそのままでよいというものでもありません。

法改正があったときや、会社の制度・運用を変更するときには、

就業規則の内容を見直す必要が生じることがあります。

変更した場合には、必要な手続を行うとともに、変更後の内容についても従業員に周知しましょう。

また、就業規則の内容を従業員に説明する機会を設けることも、会社のルールへの理解を深めるうえで役立ちます。

 4．自社の就業規則を確認してみましょう

最後に、次の項目をチェックしてみてください。

□ 就業規則を従業員が確認できる場所に置いている

□ 従業員が保管場所や閲覧方法を知っている

□ 電子データの場合、必要なときにアクセスできる

□ 就業規則の内容が現在の会社の実態に合っている

□ 変更した場合、必要な手続と周知を行っている

いかがでしょうか。

就業規則は、作成することだけが目的ではありません。

会社のルールを明確にし、会社と従業員がお互いに確認できる状態にしておくことが大切です。

「うちの会社は、きちんと周知できているかな？」

そう感じた方は、この機会に一度確認してみてはいかがでしょうか。

就業規則の作成や見直しについてお困りのことがありましたら、ぜひご相談ください。

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。