月末が近づくと、決まってExcel作業が増えてくる。
売上の集計。
請求用データの確認。
CSVの貼り付け。
別シートへの転記。
報告書用の表づくり。
毎月やっている作業なのに、毎回時間がかかる。
手順は分かっている。
でも、件数が多い。
確認する場所も多い。
気づけば、また今月も月末に追われている。
「先月も同じことをしたのに」
「来月もまた同じ作業が来る」
そう思いながら、目の前の作業を終わらせていないでしょうか。
毎月繰り返す理由は、作業が形になっていないからかもしれません
月末作業の多くは、毎回まったく新しい仕事ではありません。
同じ場所からCSVを出す。
同じ列をコピーする。
同じ表に貼り付ける。
同じ条件で集計する。
同じ形式で報告する。
それでも毎回時間がかかるのは、その作業が「仕組み」になっていない場合があります。
担当者が手順を覚えているから進んでいる。
どの列を見るか、経験で分かっている。
どこを直すか、前回の記憶で判断している。
この状態でも、普段は仕事が回ります。
ただ、担当者が休んだ時や忙しい時に止まりやすくなります。
「この表はどこから作るのか」
「この数字は何を元にしているのか」
「どこまで確認すれば終わりなのか」
こうしたことが人の記憶に頼っていると、月末だけ負担が集中しやすくなります。
そのまま繰り返すと、負担とミスが増えやすくなります
月末作業は、期限があります。
そのため、少しの遅れが残業につながることがあります。
集計が終わらない。
確認が間に合わない。
報告書の作成が後ろにずれる。
他の仕事に手が回らない。
毎月同じ時期に、同じ人へ負担が寄ってしまうこともあります。
また、急いで作業するとミスが起きやすくなります。
貼り付ける場所を間違える。
古いデータを使ってしまう。
一部の行だけ集計から漏れる。
確認済みだと思っていた数字が違っている。
さらに、引き継ぎも難しくなります。
手順が担当者の頭の中にあると、別の人が同じ作業をする時に時間がかかります。
急な休みや異動があると、現場全体が困る場合があります。
まずは、ひとつだけ軽くするところから始める
月末作業を改善する時、全部を一気に変える必要はありません。
まずは、毎月繰り返している作業を書き出してみます。
CSVを出す。
貼り付ける。
並べ替える。
不要な行を消す。
集計する。
確認表を作る。
その中から、ひとつだけ見直す方法があります。
たとえば、月末を待たずに前倒しできる作業はないか。
毎回同じ貼り付けをしている場所はないか。
確認用の表を自動で作れる部分はないか。
ボタンひとつで終わる形にできる作業はないか。
ひとつ減るだけでも、月末の気持ちは変わる場合があります。
あわせて、作業手順を簡単に残しておくことも大切です。
どのファイルを使うのか。
どのデータを入れるのか。
どこを確認すればよいのか。
これだけでも、次の担当者が迷いにくくなる場合があります。
毎月繰り返している作業ほど、少し整えるだけで効果が出やすいことがあります。
まずは、いちばん時間がかかっているExcel作業から見直してみるのが現実的です。
月末のExcel作業でお困りの方は、下記からそのままご相談ください。
今使っているExcelファイルを見ながら、どこを改善できるか一緒に確認します。
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