毎月使っているExcelを開くたびに、少し待たされる。
前はすぐ開いていた。
入力してもすぐ反応していた。
保存もすぐ終わっていた。
それなのに最近は、開くだけで時間がかかる。
シートを切り替えるだけでも少し固まる。
保存を押すたびに、画面が止まったようになる。
「まあ、待てば動くから」
「今月だけ何とか終わればいい」
そう思いながら、そのまま使い続けていないでしょうか。
重くなる理由は、少しずつ積み重なることがあります
Excelが重くなる原因は、ひとつとは限りません。
よくあるのは、データの蓄積です。
毎月の実績やCSVを同じファイルに足していくと、行数やシート数が増えていきます。
最初は問題なくても、数年分たまると動きが遅くなる場合があります。
使っていないシートや行が残っていることもあります。
昔の確認用シート。
一時的に作った集計表。
念のため残したコピー。
こうしたものが、気づかないうちに増えていることがあります。
見た目には空白でも、書式や設定が広い範囲に残っている場合もあります。
色や罫線、表示の設定などが大量に入っていると、ファイルが重くなることがあります。
また、同じような集計を何か所にも作っていると、開いた時や保存した時に時間がかかる場合があります。
使っている人から見ると、原因が分かりにくいところです。
そのまま使うと、地味に時間を取られます
重いExcelは、すぐに大きな問題になるとは限りません。
ただ、毎日の作業時間を少しずつ増やします。
開くまで待つ。
保存が終わるまで待つ。
シートが切り替わるまで待つ。
入力したあと、反応するまで待つ。
一回ごとの待ち時間は短くても、毎月の作業では積み重なります。
さらに、急いでいる時ほど負担になります。
月末の集計中に固まる。
保存中に反応しなくなる。
開こうとしてもなかなか開かない。
突然フリーズすると、どこまで保存できているのか分からなくなります。
場合によっては、ファイルが壊れて開けなくなることもあります。
バックアップがなかったり、どのファイルが最新版か分からなかったりすると、復旧に時間がかかる場合があり
ます。
全部作り直さなくても、軽くできる場合があります
Excelが重いからといって、いきなり全部作り直す必要はない場合があります。
まずは、今のファイルの中身を確認します。
どのシートを使っているのか。
どのデータが必要なのか。
どこに過去分がたまっているのか。
使っていない表やコピーが残っていないか。
その上で、小さな整理から始める方法があります。
たとえば、不要なデータを別ファイルに分ける。
使っていないシートを確認して整理する。
年度ごとにファイルを分ける。
入力用と保管用を分ける。
毎月貼り付けるデータの場所を見直す。
こうした整理だけでも、動きが軽くなる場合があります。
あわせて、作業手順も少し見直しておくと安心です。
どのファイルを使うのか。
過去データはどこに置くのか。
バックアップはいつ取るのか。
簡単なメモを残しておくと、次の担当者も迷いにくくなります。
Excelは、毎月の仕事を支えている大事な道具です。
重くなってきた時は、限界まで我慢するより、早めに中身を確認する方が負担を減らせる場合があります。
Excelが重くて使いにくくなっている方は、下記からそのままご相談ください。
今使っているExcelファイルを見ながら、どこを改善できるか一緒に確認します。
毎月のCSV加工・集計作業をExcelで自動化します
