「このExcel、誰が作ったんだっけ」
毎月の集計や請求、在庫管理、CSVの加工などで、前任者が作ったExcelをそのまま使い続けている会社は少なく
ありません。
ボタンを押すと集計される。
別のシートに数字が転記される。
決まった場所にCSVを貼り付けると、表ができあがる。
便利ではあるものの、仕組みが分からない。
どこを触っていいのか分からない。
少し直したいだけなのに、壊れそうで怖い。
その結果、「分からないけど毎月同じ手順で使う」という状態になっていないでしょうか。
なぜ、誰も触れなくなるのか
原因の多くは、誰かが悪いという話ではありません。
前任者も、その時の業務を楽にするためにExcelを作ったはずです。
ただ、日々の仕事の中で作られたものなので、説明資料まで残っていないことがあります。
引き継ぎの時も、細かい仕組みまでは伝えきれない場合があります。
「このボタンを押してください」
「この列には触らないでください」
という使い方だけが残ることもあります。
また、長く使っているExcelほど、いろいろな修正が重なっています。
どのシートが必要なのか。
どの数式がどこにつながっているのか。
分からない部分が増えるほど、「触らない方が安全」と感じやすくなります。
そのまま使い続けるリスク
今動いているなら、急いで直す必要はないように見えるかもしれません。
ただ、仕組みが分からないExcelを使い続けると、いくつかのリスクがあります。
まず、特定の人しか扱えない状態になりやすくなります。
担当者が休んだ時や退職した時に、急に作業が止まることがあります。
次に、小さなズレに気づきにくくなります。
取引先の形式が変わった。
CSVの列が増えた。
商品名や部門名が変わった。
こうした変化にExcelが対応できていないと、集計結果が少しずつズレる場合があります。
さらに、急いで直そうとして壊してしまうこともあります。
不要に見えたシートを消したら、別の集計に使われていた。
数式を上書きしたら、翌月から数字が合わなくなった。
このようなことは、現場では珍しくありません。
いきなり作り直さなくてもいい
前任者のExcelを改善する時、必ずしも全部作り直す必要はありません。
まずは、今のExcelが何をしているのかを確認します。
どのシートを使っているのか。
どこに入力するのか。
どこが自動で動いているのか。
どの作業が毎月の手間になっているのか。
その上で、必要なところだけを少しずつ直せる場合があります。
たとえば、入力する場所を分かりやすくする。
使っていないシートを整理する。
手作業で直している部分を減らす。
エラーが出やすい手順を見直す。
あわせて、簡単な引き継ぎメモを残しておくことも大切です。
「どこにCSVを入れるか」
「どのボタンを押すか」
「触らない方がよい場所はどこか」
これだけでも、次の担当者の不安を減らせる場合があります。
前任者のExcelは、会社の業務に合わせて作られた大事な道具です。
だからこそ、無理に捨てるのではなく、今の仕事に合う形へ少しずつ整えていく考え方が現実的です。
前任者のExcelのことで困っている方は、下記からそのままご相談ください。
今使っているExcelファイルを見ながら、どこを改善できるか一緒に確認します。
毎月のCSV加工・集計作業をExcelで自動化します
