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「先週出した稟議、どうなりましたか」と部下に聞かれて、答えられない。自分のところは通してある。その先が分からない。総務に聞けば「部長に上げました」と返り、部長に聞けば「まだ回ってきていない」と返る。紙は物理的にどこかにあるはずなのに、現在地を知っている人がいない。探し当てると、たいてい誰かの書類入れの下から出てくる。出張で三日空けていた、届いたことに気づいていなかった、押すのを後回しにしていた。理由はどれも普通のことで、止めているつもりの人は一人もいない。それでも一枚の紙が二週間動かない、ということが起きる。この状態への答えは「電子化」だとすぐ出る。ただ、紙の経路をそのまま画面に置き換えても、止まる場所は変わらない。順番を間違えると、道具を入れたのに催促の電話が減らない、という結果になる。今回は、道具を入れる前に決めておくことを書く。決めておけば、紙のままでも滞留は減らせる。止まっているのか、まだ見ていないだけなのか滞留と聞くと、誰かが判断を保留している姿を思い浮かべる。実際に多いのは、届いたことに気づいていない形のほうだ。机に置かれた紙は、その日のうちに他の紙の下になる。メールで回していても、受信箱の下に沈むという点では同じである。だから最初に効くのは、承認を速くすることではない。いま誰のところにあるかが、申請した本人から見えることだ。見えるようになると、催促の電話が要らなくなる。あと何人かが分かるし、自分のところで二日空いていることは、置いている本人からも見える。見える形は、必ずしもシステムでなくてよい。申請書に受け取った日と次へ渡した日を書く欄を作り、一覧をホワイトボード