売掛金の入金消込を、手作業でやめた話
事業会社で、売掛金の管理を6年ほど担当していました。請求書を出して、入金を確認して、合わない分を追いかける。地味な仕事ですが、会社のお金が実際に入ってくるかどうかがかかっているので、間違えられない仕事でもあります。今日は、その頃にいちばん時間を取られていた「入金消込」について書きます。同じ作業をされている方に、少しでも参考になれば嬉しいです。■ 何がしんどかったのか月末になると、通帳の入金明細と、自分が出した請求書を突き合わせる作業が始まります。金額がぴったり合っていれば、まだいいんです。問題はそうでないとき。・請求額より少ない金額が振り込まれている(一部入金)・複数の請求がまとめて1件で振り込まれている・振込手数料が引かれていて、数百円合わない・そもそも入金されていないこうなると、どの請求に対する入金なのかを一件ずつ確認していくことになります。でも、いちばん時間を取られていたのは、実はもっと手前の作業でした。■「この請求、いつ入金予定だっけ」取引先ごとに、締日も支払サイトも違います。20日締めの翌月末払い。月末締めの翌々月10日払い。25日締めの翌月25日払い。新しい請求を起こすたびに、「この会社は何日締めだったか」を確認して、カレンダーを見ながら入金予定日を数える。これを件数分やります。しかも、締め日をまたぐかどうかで1ヶ月ずれます。たとえば20日締め・翌月末払いの取引先なら、5月18日の請求は6月30日入金。ところが5月25日の請求は、5月の締めを過ぎているので7月31日入金になります。1週間の差で、入金が1ヶ月遅れる。この計算を毎回手でやっていると、必ずどこかで間違えま
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