売掛金の入金消込を、手作業でやめた話

事業会社で、売掛金の管理を6年ほど担当していました。
請求書を出して、入金を確認して、合わない分を追いかける。地味な仕事ですが、会社のお金が実際に入ってくるかどうかがかかっているので、間違えられない仕事でもあります。
今日は、その頃にいちばん時間を取られていた「入金消込」について書きます。同じ作業をされている方に、少しでも参考になれば嬉しいです。

■ 何がしんどかったのか

月末になると、通帳の入金明細と、自分が出した請求書を突き合わせる作業が始まります。
金額がぴったり合っていれば、まだいいんです。問題はそうでないとき。
・請求額より少ない金額が振り込まれている（一部入金）
・複数の請求がまとめて1件で振り込まれている
・振込手数料が引かれていて、数百円合わない
・そもそも入金されていない
こうなると、どの請求に対する入金なのかを一件ずつ確認していくことになります。
でも、いちばん時間を取られていたのは、実はもっと手前の作業でした。

■「この請求、いつ入金予定だっけ」

取引先ごとに、締日も支払サイトも違います。
20日締めの翌月末払い。月末締めの翌々月10日払い。25日締めの翌月25日払い。
新しい請求を起こすたびに、「この会社は何日締めだったか」を確認して、カレンダーを見ながら入金予定日を数える。これを件数分やります。
しかも、締め日をまたぐかどうかで1ヶ月ずれます。
たとえば20日締め・翌月末払いの取引先なら、5月18日の請求は6月30日入金。ところが5月25日の請求は、5月の締めを過ぎているので7月31日入金になります。1週間の差で、入金が1ヶ月遅れる。
この計算を毎回手でやっていると、必ずどこかで間違えます。そして間違えたまま「まだ入金予定日が来ていない」と思い込んで、督促が遅れる。

■ Excelに計算させることにした

やったことは、単純です。
取引先ごとに「締日・支払サイト・支払日」を一度だけ登録しておいて、請求日を入力したら入金予定日が自動で出るようにしました。
締めをまたぐかどうかの判定も、Excelの関数でやらせます。人間が毎回カレンダーを見る必要がなくなります。
あわせて、入金日と入金額を入れたら残額が自動計算されて、状態が切り替わるようにしました。
・入金予定日がまだ先 → 未入金
・入金はあったが足りない → 一部入金
・予定日を過ぎても残っている → 期日超過（行が赤くなる）
・ぴったり入った → 入金済
・多く入っている → 過入金
期日を過ぎたものが赤くなるので、督促すべき先が目で見てすぐ分かります。「気づいたら半年放置していた」がなくなりました。

■ 変わったこと

いちばん大きかったのは、作業時間よりも「判断がぶれなくなった」ことでした。
それまでは、督促するかどうかを自分の感覚で決めていました。「あの会社はいつも遅れるから、もう少し待とうか」といった具合です。
自動で期日超過が出るようになると、判断の基準が揃います。上司に説明するときも「今、超過が何件・いくらあります」と即答できるようになりました。月末に慌てて集計しなくてよくなったのは、思っていた以上に楽でした。

■ 同じところで困っている方へ

無料のExcelテンプレートはたくさんありますが、実務で使おうとすると、たいてい途中で使わなくなります。理由はだいたい同じで、
・締日と支払サイトの考え方が入っていない
・一部入金や過入金が想定されていない
・エイジング（何日遅れているか）という発想がない
このあたりが抜けているからです。
私が当時ほしかったものを、そのまま形にしたテンプレートを出品しています。もしご興味があれば、プロフィールからご覧ください。

もちろん、ご自身で作られる場合も、この記事の考え方が役に立てば嬉しいです。締日と支払サイトから入金予定日を出すところだけでも自動化すると、月末がだいぶ変わります。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。