給与計算が1円合わない。最初に見るのは「端数」です

給与計算について、

「過去3か月は合っていたのに、今月だけ1円合わない」

という相談を見かけました。

1円だけ。

たった1円です。

でも、

1円ズレることと、1万円ズレることは、計算が一致していないという意味では同じです。

だから私は、

「1円くらいなら大丈夫」

とは考えません。

まず、

どこから1円が生まれたのか

を探します。

最初に見るのは、端数を処理する場所です

同じ数字を使っていても、

端数を処理するタイミングが違えば、

最終結果は変わります。

たとえば、

一人ずつ計算した時点で小数点以下を処理してから、

全員分を足す方法。

もう一つは、

小数点以下を残したまま全員分を足して、

最後の合計で処理する方法。

元になる数字が同じでも、

この2つは同じ結果になるとは限りません。

人数が増えれば、

小さな差が積み重なることもあります。

給与計算の仕組みと、

手元で確認しているExcelで、

端数を処理する場所が違えば、

「なぜか1円合わない」

という状態が起きます。

もう2つ、先に確認するところがあります

端数以外では、

私は次のようなところも確認します。

・画面に表示されている数字と、セルに実際に入っている値が違っていないか

・切り捨て・切り上げ・四捨五入のルールが、計算途中で混ざっていないか

Excelでは、

画面上は同じ数字に見えていても、

内部では小数点以下の値を持っていることがあります。

見た目だけを確認すると、

そこで差を見逃すことがあります。

ただし、

ここは事実と経験を分けて書いておきます。

私は、

1円差が出たときに端数処理を最初に疑うことは多いです。

一方で、

「この案件では、足す前に切り捨てていたことが原因でした」

と最後まで確認できた実例を、

今すぐ記録から挙げられるわけではありません。

疑う順番としては使っていますが、

実績として確認できたこととは分けています。

「どの処理が正しいか」は、私が決めません

端数を、

どの時点で処理するのか。

切り捨てるのか。

切り上げるのか。

四捨五入するのか。

これは、

会社の規程や計算ルールによって決まるものです。

外から確認する私が、

「この方法が正しいです」

と勝手に決めることではありません。

私がやるのは、

今のExcelで、

実際にどこで、どんな処理がされているのか

を洗い出すところまでです。

揃っていない場所があれば、

それを一覧にして返します。

決めるのは、

会社側に残します。

 合計が合っていても、中身が合っているとは限りません

検算するとき、

合計だけを見るなら早く終わります。

でも私は、

合計だけでは終わらせません。

元のExcelとは別の方法で、

同じ計算をもう一度作ります。

そのうえで、

金額は1円単位。

時間は1分単位。

項目ごとに並べて、

一つずつ突き合わせます。

なぜそこまでするか。

合計は合っているのに、中身がずれていたことがあるからです。

自動テストが全部通っていたのに、数字が間違っていました

実際に、

自動テストがすべて通っていた勤怠計算で、

拘束時間が異常に大きな数字になる不具合

を見つけたことがあります。

テストは通っていました。

処理も止まりません。

数字も出ていました。

それでも、

実際のデータで計算した結果は間違っていました。

そこで、

元の処理とは別の方法で計算を作り直し、

結果を突き合わせました。

その比較で、

不具合を見つけました。

「合計」ではなく「どの行で違うか」まで見る

別の案件では、

運行データを見比べた結果、

・二重に数えられていた行

・除外するはずだった乗務10件の数え落とし

が見つかりました。

最初から、

「ここが原因だ」

と分かっていたわけではありません。

元データから別の方法で計算し、

元の結果と並べたことで、

差が出ている行まで下りることができました。

大きな合計だけを見るより、

私はこの方が原因を切り分けやすいと感じています。

 全部を見比べるので、時間はかかります

この確認方法は、

正直に言えば手間がかかります。

全部の項目を並べる。

一つずつ比較する。

違う場所を確認する。

だから、

どんなExcelでも同じように見るわけではありません。

今のところ私は、

給与・勤怠・手当など、金額や時間へ直接つながる計算

を中心に、

ここまで確認するようにしています。

1円。

1分。

数字だけを見ると小さいです。

でも、

その小さな違いが、

計算方法の違いを知らせていることがあります。

だから私は、

「たった1円だから」

では終わらせず、

どこからその1円が出たのかを確認するようにしています。

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