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メモからでも、引継書づくりは始められます。最初から、きれいに整理された原稿をご用意いただく必要はありません。普段の作業を書いた箇条書きや既存資料をもとに、不足する情報を確認しながら文書にしていきます。ただ、「請求書の内容を確認する」という一文を読んだとき、今の担当者と、初めて担当する人では、思い浮かべる作業が違うかもしれません。何を確認するのか。合わないところがあったら、誰に聞くのか。どこまでできたら次に進んでよいのか。引継書では、こうした点も言葉にしておきたいと考えています。今回は、「月次請求書の受付から支払依頼まで」の完成見本から、文書の作り方をご紹介します。説明用の架空サンプルであり、実在する企業の業務や、お客様への納品実績ではありません。１．「何を確認するか」を具体的にする見本では、発注内容との一致、納品または作業の完了、数量・単価・金額・対象期間の相違を確認する、と記載しています。「内容を確認する」だけで済ませず、確認の対象を並べることで、後任の方が何を見ればよいか分かる形にしています。２．不備があったときの動きと、確認を待つ条件を書く金額の相違や納品未確認、資料不足などがある場合は処理を保留します。訂正が必要な場合は、定められた連絡経路で訂正版を依頼し、不備内容・問い合わせ先・回答期限・回答内容・解決結果を台帳へ記録する、という構成です。「不備があれば確認する」という指示だけでは、確認先や、その間の処理状況まで伝わりません。見本には「担当部門確認中」という状態の記録や、担当者だけで処理を進めない条件も入れています。担当が替わっても、何の回答を待っているのかを追えるよ