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介護・医療の現場では、相談記録が後回しになりがちです。「書く時間がない」「やる気が起きない」という声はよく聞きますが、その背景には、相談員だけの問題ではない構造的な理由があります。それは、重複する資料作りが多すぎることです。■1. 医療側・看護側が求める入所・入院判定資料医師や看護師が判断するための資料は、どうしても医学的な視点で詳細な情報が必要になります。相談員は、利用者の状況を丁寧にまとめることを求められます。■2. 経営側が求める入所率・入院率の数字経営側は、稼働率や入退所の流れを把握するための数字を求めます。ここでも、利用者の状態や背景を整理する必要があります。■3. 相談記録・相談日誌そして最後に、相談員自身の業務として相談記録を書く。相談内容、支援内容、経過、関係者との連携などをまとめます。■4. これらは“8割が同じ情報”なのに、書式が全部違う結果として、同じ利用者の情報を似たような内容で形式だけ違う複数の資料に何度も書き直すことになる相談員のやる気が落ちるのは当然です。これは個人の問題ではなく、システムの設計の問題です。■5. 書式を整理すると、相談記録は一気に書きやすくなる私はこれまで、書式の統合情報の構造化Excelマクロによる自動化などを行ってきましたが、重複作業を減らすだけで、相談記録の負担は大幅に軽くなります。相談記録は「書く技術」よりも、書式の設計と情報の流れが整っているかどうかで決まります。必要であれば、相談記録・相談日誌の整備、書式の改善、監査前の資料チェックなどもお手伝いできます。