相談記録が書けなくなる本当の理由は“重複する資料作り”にある

介護・医療の現場では、相談記録が後回しになりがちです。

「書く時間がない」「やる気が起きない」という声はよく聞きますが、

その背景には、相談員だけの問題ではない構造的な理由があります。

それは、重複する資料作りが多すぎることです。

■1. 医療側・看護側が求める入所・入院判定資料

医師や看護師が判断するための資料は、

どうしても医学的な視点で詳細な情報が必要になります。

相談員は、利用者の状況を丁寧にまとめることを求められます。

■2. 経営側が求める入所率・入院率の数字

経営側は、稼働率や入退所の流れを把握するための数字を求めます。

ここでも、利用者の状態や背景を整理する必要があります。

■3. 相談記録・相談日誌

そして最後に、相談員自身の業務として相談記録を書く。

相談内容、支援内容、経過、関係者との連携などをまとめます。

■4. これらは“8割が同じ情報”なのに、書式が全部違う

結果として、

同じ利用者の情報を

似たような内容で

形式だけ違う複数の資料に

何度も書き直すことになる

相談員のやる気が落ちるのは当然です。

これは個人の問題ではなく、システムの設計の問題です。

■5. 書式を整理すると、相談記録は一気に書きやすくなる

私はこれまで、

書式の統合

情報の構造化

Excelマクロによる自動化

などを行ってきましたが、

重複作業を減らすだけで、相談記録の負担は大幅に軽くなります。

相談記録は「書く技術」よりも、

書式の設計と情報の流れが整っているかどうかで決まります。

必要であれば、

相談記録・相談日誌の整備、

書式の改善、

監査前の資料チェックなどもお手伝いできます。