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「メールを5通送るだけです」文章だけ見ると、かなり簡単です。でも実務では、宛先が違う。CCが違う。件名が違う。本文の一部が違う。送る前に確認もしたい。これが毎回ある。5通しかないのに、クッッッソ面倒なんですよね。今回は、実際に対応したGASのメール業務改善をベースに、どこまで自動化したのかを書きます。■ 最初は「1社向け」の仕組みだったもともとのツールは、1社分のメールを作成する仕組みでした。そこから要件が変わり、最大5社へ同じタイミングでメールを作りたいという話になりました。ただし、単純に5回ループすれば終わりではありません。会社ごとに、・TO・CC・件名・本文に差し込む情報が違います。さらに、「宛先がまだ決まっていなくても下書きは作りたい」「確認用メールだけ先に送りたい」「最後は5社分をまとめて送信したい」という運用もありました。はい。ここまで来ると「メール送信ボタンを作る」ではなく、業務フローを作る仕事です。■ 作ったのは4つの流れ今回の仕組みでは、操作を大きく4つに分けました。1. 内容作成2. 下書き作成3. 文面確認メール送信4. 下書き一括送信いきなり本番送信する形にはしていません。Gmailの下書きを間に挟むことで、人が最終確認できるようにしています。完全自動化のほうが格好よく見えるんですけど、メールは誤送信した瞬間に笑えません。だから、人が確認すべきところは残します。■ 「空欄だったらどうする？」が地味に重要業務ツールで意外と時間を使うのが、正常系ではなく例外です。たとえば、「2社目の宛先が未登録なら？」「CCがない会社は？」「1社目だけ設定されている日は？」