5社に同じメールを送るだけで毎回しんどい｜GASで「文面作成・下書き・送信」までまとめた実例

「メールを5通送るだけです」

文章だけ見ると、かなり簡単です。

でも実務では、

宛先が違う。

CCが違う。

件名が違う。

本文の一部が違う。

送る前に確認もしたい。

これが毎回ある。

5通しかないのに、クッッッソ面倒なんですよね。

今回は、実際に対応したGASのメール業務改善をベースに、どこまで自動化したのかを書きます。

■ 最初は「1社向け」の仕組みだった

もともとのツールは、1社分のメールを作成する仕組みでした。

そこから要件が変わり、最大5社へ同じタイミングでメールを作りたいという話になりました。

ただし、単純に5回ループすれば終わりではありません。

会社ごとに、

・TO

・CC

・件名

・本文に差し込む情報

が違います。

さらに、

「宛先がまだ決まっていなくても下書きは作りたい」

「確認用メールだけ先に送りたい」

「最後は5社分をまとめて送信したい」

という運用もありました。

はい。

ここまで来ると「メール送信ボタンを作る」ではなく、業務フローを作る仕事です。

■ 作ったのは4つの流れ

今回の仕組みでは、操作を大きく4つに分けました。

1. 内容作成

2. 下書き作成

3. 文面確認メール送信

4. 下書き一括送信

いきなり本番送信する形にはしていません。

Gmailの下書きを間に挟むことで、人が最終確認できるようにしています。

完全自動化のほうが格好よく見えるんですけど、メールは誤送信した瞬間に笑えません。

だから、人が確認すべきところは残します。

■ 「空欄だったらどうする？」が地味に重要

業務ツールで意外と時間を使うのが、正常系ではなく例外です。

たとえば、

「2社目の宛先が未登録なら？」

「CCがない会社は？」

「1社目だけ設定されている日は？」

「赤字の注意文があるときは？」

「送信対象外の会社をどう扱う？」

こういう部分ですね。

今回も、TOが未設定の会社は一括送信から除外するようにしました。

一方で、宛先が空欄でも下書き自体は作れるようにしています。

なぜなら、

「今日は宛先をまだ入れていないけど、本文だけ先に確認したい」

という運用があるからです。

システムだけを見れば、空欄ならエラーにするほうが簡単です。

でも現場では、それが使いづらい。

このズレを潰すのが業務改善なんですよね。

■ もちろん途中で普通に落ちました

実装中には、

ReferenceError: Utils is not defined

というエラーも出ました。

はい、きれいな成功談だけではありません。

既存GASへ機能追加する案件は、元のコードとの依存関係を見ないと普通に落ちます。

新規でゼロから作るより、

「今動いているものを壊さずに増やす」

ほうが難しいこともあります。

今回は既存処理を残しつつ、会社別設定、メール作成、下書き、一括送信の処理を整理していきました。

それで最後は、社内テスト用のアドレスで確認してから本番へ切り替える流れまで含めて整理しています。

いきなり本番宛先で試すのは怖すぎますからね。

■ 自動化したのは「送信」だけではない

この手の相談で大事なのは、

「メールを自動送信できます」

だけで終わらないことです。

本当に減らしたいのは、その前後にある手作業です。

・Excelやスプレッドシートから情報を拾う

・会社ごとに文章を作る

・宛先を確認する

・Gmailへ貼り付ける

・下書きを確認する

・対象だけ送信する

ここまで1つの流れとして考えると、効果が出やすくなります。

逆に送信だけ自動化しても、その前に15分かけてコピペしていたら微妙です。

自動化したのに仕事が減ってない。

悲しいやつです。

■ GASが向いているのはこんな業務

GoogleスプレッドシートやGmailを普段使っているなら、GASはかなり相性がいいです。

たとえば、

・毎月、取引先へ定型メールを送る

・担当者ごとに宛先や文面を変える

・スプレッドシートの内容から件名を作る

・Gmailの下書きを自動作成する

・送信前に担当者が確認する

・条件に合う会社だけメールを送る

このあたり。

ChatGPTでメール文を考えるところだけ便利にする方法もあります。

ただ、毎回スプレッドシートを開いて、ChatGPTへ貼って、Gmailへ貼っているなら、まだ人が橋渡し役になっています。

その橋渡しごとGASでつなげられないかを見るほうがいいです。

■ 「毎回同じだけど面倒」は相談しやすいテーマです

今回のようなメール業務は、派手ではありません。

でも、こういう仕事こそ毎週・毎月ずっと残ります。

あなたは今ここまで読んでますよね？

たぶん「うちにも似た作業があるな」と1つくらい思い浮かんでいるはずです。

それが、

メールなのか。

Excelへの転記なのか。

PDF作成なのか。

ファイル整理なのか。

そこは何でも構いません。

「毎回ほぼ同じ手順でやっている」

なら、自動化できる可能性があります。

Googleスプレッドシート、Gmail、Googleドライブを使った業務であれば、まず今の手順を見せてもらえれば整理できます。

全部を自動化する必要もありません。

人が確認するところは残して、面倒なところだけGASに任せる。

このくらいが、実務ではちょうどいいことも多いです。

似た作業がある方は、ココナラのメッセージから「今はこう送っています」と教えてください。

今の運用を崩さずに、どこまで減らせるかを一緒に整理します。