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「担当者が変わるので、引き継ぎ資料を作っておいてください」貿易事務の現場で、こんな依頼を受けたことはありませんか？担当している業務を一覧にして、手順を書いて、取引先の連絡先をまとめる。これで引き継ぎは完了。……のはずなのに、実際に担当者が変わると、「この場合はどうするんですか？」「この取引先には、誰に連絡すればいいですか？」「前はどう対応していましたか？」と、前任者に質問が続く。結局、「資料はあるけれど、仕事が引き継げていない」という状態になることがあります。なぜ、このようなことが起こるのでしょうか？引き継ぎ資料は「業務の説明書」になっていない？引き継ぎ資料を作るとき、多くの場合は、業務内容作業手順使用するシステム取引先情報書類の保管場所などをまとめます。もちろん、これらは必要な情報です。ただ、それだけでは十分ではない場合があります。なぜなら、実際の仕事には、「なぜ、この作業をするのか」「この場合は、どう判断するのか」という情報も含まれているからです。例えば、「フォワーダーに出荷依頼をする」という手順が書かれていても、「いつまでに依頼するのか」「何を確認してから依頼するのか」「スケジュールに間に合わない場合はどうするのか」までは書かれていないかもしれません。手順だけでは、実際の業務を進めることが難しいことがあります。「何をするか」だけではなく「なぜするか」業務を引き継ぐときに大切なのは、何をするかだけではありません。なぜ、それをするのかも重要です。例えば、「この書類を出荷前に確認する」という手順があったとします。新しい担当者が、その理由を知らなければ、「確認することになっている