すべてのカテゴリ

申込フォームの回答を確認し、PDFを作成して確認メールを送る作業を、毎回手作業で行っていませんか？ 件数が少ないうちは対応できても、申し込みが増えてくると、転記ミスや送信漏れが発生しやすく、確認の手間も増えてしまいます。 この記事では、申込フォームの受付から、PDF作成、確認メール送信、管理台帳への記録までを「1つの流れ」として整える例をご紹介します。 想定する流れここでは例として、講座やイベントの申し込み受付を想定します。 手作業の場合、次のような流れになりがちではないでしょうか。 ・フォーム回答を確認する ・申込内容を台帳へ転記する ・PDFのひな形へ必要項目を入れる ・PDFを書き出す ・申込者へ確認メールを送る ・送信済みかどうかを記録する この業務フローを、システムを使って次のように整理します。 1. 申込フォームから回答が入る 2. 管理台帳に必要な項目を自動で記録する 3. 既存のひな形へ内容を差し込み、PDFを作成する 4. 確認メールを作成、または自動送信する 5. 送信結果を台帳で後から確認できるようにする 1フロー化するときの注意点自動化に向いているのは、決まった入力データを、決まった形へ反映する部分です。 PDFの文面やメール本文は、お客様側でご用意いただいた既存のフォーマットを使用する前提となります。 私は、その文面へフォームの回答内容を正確に差し込み、確認しやすい流れに整える部分を担当いたします。 ご依頼・お見積り時にご準備いただきたい情報お見積りのご相談時、以下の情報をご用意いただけるとスムーズに確認できます。 ・フォームの項目 ・PDFに入れたい