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FP、士業、経営支援、補助金支援、Web制作、IT導入支援などの仕事をしていると、顧客から業務改善やシステム化の相談を受けることがあります。たとえば、次のような相談です。「事務作業を減らしたい」「Excel管理を何とかしたい」「受注から請求までの流れを整理したい」「システムを入れた方がよいのかわからない」「開発会社に相談する前に、何をまとめればよいかわからない」このような相談を受けたとき、すぐにツールやシステムを提案するよりも、先に確認しておきたいことがあります。それは、顧客の現在の業務の流れです。業務改善の相談では、最初から答えが見えているとは限りません。むしろ、話を聞いてみると、問題が次のように混ざっていることがあります。・業務の流れが整理されていない・担当者ごとの作業範囲が曖昧・Excel、紙、メール、既存システムが混在している・どこで時間がかかっているか見えていない・本当に自動化すべき作業と、人が確認すべき作業が分かれていない・相談者自身も、何を依頼すればよいか整理できていないこの状態で専門家や開発会社につなぐと、相談内容が抽象的になりやすくなります。逆に、支援者側で事前に少し整理しておくと、次の段階へ進めやすくなります。・今の業務の流れ・困っている作業・使っている資料やツール・ミスや手戻りが起きている箇所・改善したい目的・最終的にほしい成果物これらを簡単に整理しておくだけでも、業務改善、要件定義、システム開発、Excel改善の相談はかなり具体化します。支援者がすべてを解決する必要はありません。大切なのは、顧客の話を「相談できる形」に整えることです。業務フロー図、要件整