顧客の業務改善相談を受ける前に確認したいこと

FP、士業、経営支援、補助金支援、Web制作、IT導入支援などの仕事をしていると、顧客から業務改善やシステム化の相談を受けることがあります。

たとえば、次のような相談です。

「事務作業を減らしたい」

「Excel管理を何とかしたい」

「受注から請求までの流れを整理したい」

「システムを入れた方がよいのかわからない」

「開発会社に相談する前に、何をまとめればよいかわからない」

このような相談を受けたとき、すぐにツールやシステムを提案するよりも、先に確認しておきたいことがあります。

それは、顧客の現在の業務の流れです。

業務改善の相談では、最初から答えが見えているとは限りません。

むしろ、話を聞いてみると、問題が次のように混ざっていることがあります。

・業務の流れが整理されていない

・担当者ごとの作業範囲が曖昧

・Excel、紙、メール、既存システムが混在している

・どこで時間がかかっているか見えていない

・本当に自動化すべき作業と、人が確認すべき作業が分かれていない

・相談者自身も、何を依頼すればよいか整理できていない

この状態で専門家や開発会社につなぐと、相談内容が抽象的になりやすくなります。

逆に、支援者側で事前に少し整理しておくと、次の段階へ進めやすくなります。

・今の業務の流れ

・困っている作業

・使っている資料やツール

・ミスや手戻りが起きている箇所

・改善したい目的

・最終的にほしい成果物

これらを簡単に整理しておくだけでも、業務改善、要件定義、システム開発、Excel改善の相談はかなり具体化します。

支援者がすべてを解決する必要はありません。

大切なのは、顧客の話を「相談できる形」に整えることです。

業務フロー図、要件整理、Excel・EC受注業務の改善整理などは、その後の専門作業として切り分けることができます。

私は、業務改善やシステム化の前段階として、現在の業務の流れや論点を整理するサービスを出品しています。

また、顧客自身や支援者が相談前に確認できるよう、500円のPDFチェックリストも用意しています。

顧客の業務改善相談を受けたとき、まずは現状を整理するところから始めると、次の提案や専門家への橋渡しがしやすくなります。

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顧客の業務を「相談前に整理しておきたい」支援者の方へ

ヒアリング前に現状と論点が整理できていると、提案の精度が上がります。

顧客に渡せる・一緒に埋められる「業務整理チェックリスト」をご用意しました（500円）。

▼ サービスを受ける前の業務整理チェックリスト

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▼ 図に起こす整理が必要な案件は、業務フロー図作成もご相談ください

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