受注処理をExcelの手作業でやっていて限界を感じたら

注文が増えるほど、受注処理に追われていませんか。

ネットショップや通販を運営していると、注文確認、住所のコピー、発送リストづくり、在庫の付け合わせまで、ほとんどをExcelと手作業でこなしている方は少なくありません。売れているのに、事務作業で一日が終わってしまう。これは「がんばりが足りない」のではなく、業務の流れが整理されていないだけのことが多いです。

なぜ手作業が増えてしまうのか

・注文データ（CSV）と発送リストの「形」が違うので、毎回コピーと貼り直しが必要になる

・「支払い済みだけ」「未発送だけ」を目で探して抜き出している

・同じ作業を毎回ゼロから組み立て直している（手順が頭の中にしかない）

最初に見直す3つのこと

・受注から発送までの流れを一度「図」にして、どこで手が止まるかを見える化する

・繰り返している作業（抽出・並べ替え・伝票づくり）を切り出して、自動化できる形に整える

・自動化の前に「何を・どの順で・どんな形で」出したいかを先に決める（ここが一番大事です）

実際に、地方の食品ネットショップで、注文データから発送伝票のリストを自動でつくる仕組みに置き換えたことで、それまで手作業だった発送準備を大きく短縮できた例があります。新しい難しいツールを覚える必要はなく、いま使っているExcelの延長で十分でした。

大事なのは、いきなり「自動化ツール」を入れることではなく、先に業務の流れを整理することです。流れが整理できていれば、自動化は驚くほど簡単になります。逆に、流れが曖昧なまま仕組みだけ入れても、結局また手作業に戻ってしまいます。

受注処理やExcel作業に追われていると感じたら、まずは現状の整理から始めてみませんか。

「Excel・EC受注業務の改善案」のサービスで、現状の整理から自動化できる候補出しまでお手伝いします。お気軽にご相談ください。

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