業務改善の前に、まず業務フロー図を作った方がよい理由

「業務を改善したい」

「システム化したい」

「Excel作業を減らしたい」

そう思ったとき、すぐにツール導入やシステム開発を考えたくなります。

しかし、実際にはその前にやるべきことがあります。

それは、今の業務の流れを見える化することです。

業務の流れが見えていないまま改善を始めると、次のような問題が起きやすくなります。

・どこで時間がかかっているのかわからない

・誰が何をしているのか説明できない

・Excelや紙の転記がどこで発生しているかわからない

・システム化すべき範囲が決められない

・開発会社に相談しても、説明が曖昧になる

業務フロー図を作ると、作業の順番、担当者、使っている資料、判断ポイント、手戻りが見えるようになります。

特に中小企業や小規模チームでは、業務が「人の経験」や「いつものやり方」に埋もれていることが多くあります。

その状態で改善を進めると、問題の本体ではなく、目についた作業だけを変えてしまうことがあります。

先に業務フローを整理しておくと、

・なくせる作業

・まとめられる作業

・自動化できる作業

・人が判断すべき作業

・システム化しない方がよい作業

を分けて考えやすくなります。

つまり、業務フロー図は単なる図ではなく、改善やIT化の地図になります。

「何から整理すればよいかわからない」

「今の業務を一度見える化したい」

「開発や自動化の前に、現状を整理したい」

そのような場合は、まず業務フロー図を作るところから始めるのが安全です。

現在の業務の流れを一度見える化したい場合は、出品中の「業務フロー図作成」サービスで整理できます。