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最近、業務改善について企業や専門家の方とお話しする機会が少しずつ増えてきました。相談の入口では、「この仕事を自動化したい」「管理システムを作れないか」「AIを使えば楽にならないか」という話になることがあります。作る側としては、「ではシステムを作りましょう」と言った方が話は早いかもしれません。でも最近、私はむしろ、最初に「本当に作る必要がありますか？」と考えるようになりました。今回は、その理由について書いてみます。「困っている仕事」と「作ってほしいもの」は同じとは限らない先日、ある専門家の方と業務効率化についてお話しする機会がありました。最初は、「助成金業務を効率化したい」というところから始まりました。助成金の申請には、企業情報。従業員情報。必要書類。期限。申請書類。さまざまな情報が関係します。ここだけ見ると、助成金申請を管理する専用システムを作ればよさそうに見えます。でも実際に話を聞いていくと、一番困っていたところは少し違いました。書類そのものを作ることより、必要な書類を集めること。不足しているものを確認すること。期限を管理すること。ここにかなり時間が使われていました。つまり、「助成金システムが欲しい」という話をそのまま受け取っていたら、本当の問題とは少し違うものを作っていた可能性があります。だから最初の1ヶ月は「作らない」今回考えた進め方では、いきなり開発には入りません。まず、調べる。次に、選ぶ。そのあと、入れる。実際に運用して、回す。それでも市販の仕組みでは埋まらない部分が残ったときだけ、最後に、作る。という5段階に分けました。最初にやるのは、現在の仕事の流れを整理すること