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社内業務では、確認や催促が必要になる場面がよくあります。期限が近いもの。回答が止まっているもの。確認待ちのもの。誰かの対応が終わらないと次に進めないもの。こうした業務では、誰かが状況を確認し、必要に応じて声をかけることになります。ただ、その催促が毎回個人任せになっていると、確認する人だけに負担が集まります。「また私が言わないといけない」「何度も催促すると言いにくい」「相手に嫌な顔をされそう」「本当は自分で気づいてほしい」このように、催促は意外と気を使う仕事です。しかも、催促する側が悪いわけではないのに、言い方に気を配ったり、タイミングを考えたりしなければなりません。本来は、個人の気づかいや性格に頼るより、確認するタイミングやルールを決めておく方が楽です。たとえば、・期限が近いものを一覧で見られるようにする・未対応、確認中、完了を分ける・誰が対応中なのか分かるようにする・何日以上止まったら確認するか決める・催促する人ではなく、確認する流れを決めるこれだけでも、催促はかなりしやすくなります。大切なのは、「人が言う」から「仕組みで見える」に変えることです。個人が毎回気を使って声をかけるのではなく、未対応のものが分かる状態にしておく。期限が近いものが自然に見えるようにしておく。それだけで、催促する側の負担は減ります。業務改善は、作業時間を短くすることだけではありません。確認する人、催促する人、調整する人の精神的な負担を減らすことも、大切な改善です。「言いにくい催促」を、「確認しやすい流れ」へ。社内の困りごとを整理し、見える化・仕組化の第一歩となる業務改善シートの作成も行っています。確認