社内業務では、確認や催促が必要になる場面がよくあります。
期限が近いもの。
回答が止まっているもの。
確認待ちのもの。
誰かの対応が終わらないと次に進めないもの。
こうした業務では、誰かが状況を確認し、必要に応じて声をかけることになります。
ただ、その催促が毎回個人任せになっていると、確認する人だけに負担が集まります。
「また私が言わないといけない」
「何度も催促すると言いにくい」
「相手に嫌な顔をされそう」
「本当は自分で気づいてほしい」
このように、催促は意外と気を使う仕事です。
しかも、催促する側が悪いわけではないのに、言い方に気を配ったり、タイミングを考えたりしなければなりません。
本来は、個人の気づかいや性格に頼るより、確認するタイミングやルールを決めておく方が楽です。
たとえば、
・期限が近いものを一覧で見られるようにする
・未対応、確認中、完了を分ける
・誰が対応中なのか分かるようにする
・何日以上止まったら確認するか決める
・催促する人ではなく、確認する流れを決める
これだけでも、催促はかなりしやすくなります。
大切なのは、「人が言う」から「仕組みで見える」に変えることです。
個人が毎回気を使って声をかけるのではなく、未対応のものが分かる状態にしておく。
期限が近いものが自然に見えるようにしておく。
それだけで、催促する側の負担は減ります。
業務改善は、作業時間を短くすることだけではありません。
確認する人、催促する人、調整する人の精神的な負担を減らすことも、大切な改善です。
「言いにくい催促」を、
「確認しやすい流れ」へ。
社内の困りごとを整理し、見える化・仕組化の第一歩となる業務改善シートの作成も行っています。
確認や催促が個人任せになっている業務も、まずは流れを整理するところからご相談いただけます。
