普段は問題なく回っているように見える業務でも、
担当者が休んだ日に急に困ることがあります。
たとえば、
・どこまで対応済みなのか分からない
・取引先へ連絡したか分からない
・必要な資料の保存場所が分からない
・次に何をすればよいか分からない
・確認中なのか、完了しているのか分からない
このような状態になると、周りの人は本人に確認するしかありません。
でも、休みの日に連絡するのは気が引けます。
急ぎの内容であれば、対応が遅れてしまうこともあります。
これは、担当者の能力の問題ではなく、業務の状態が周囲に見えていないことが原因です。
すべてを細かく共有する必要はありません。
ただし、最低限、
・現在の状態
・担当者
・期限
・次に必要な対応
・確認すべき場所
が分かるようになっていると、急な休みでも慌てにくくなります。
特に、毎回同じような確認が発生する業務は、
整理しやすい業務でもあります。
「これはどこにありますか？」
「この件は終わっていますか？」
「誰に確認すればいいですか？」
この質問がよく出るなら、見える化する価値があります。
担当者が休んでも困らない仕組みは、特別なシステムでなくても作れます。
まずは、今どの業務が人に依存しているのかを洗い出し、必要な情報を一覧にすることからで十分です。
業務は、人が休むことを前提に考えておくと安心です。
休めない仕事ではなく、休んでも周りが状況を確認できる仕事へ。
小さな整理が、職場全体の安心につながります。
社内の困りごとを整理し、見える化・仕組化の第一歩となる業務改善シートの作成も行っています。
担当者不在時に困る業務がある場合も、まずは現在の流れを整理するところからご相談いただけます。
