確認依頼のストレスは、少しの仕組みで減らせます

今週は、確認依頼の返事が来ないときの困りごとについて書きました。

確認依頼は、どこの会社にもある日常的な仕事です。

でも、返事が来ないまま止まってしまうと、後ろの業務にも影響します。

そして、催促する側はとても疲れます。

相手を責めたいわけではない。

でも、返事が来ないと仕事が進まない。

放っておけば後でまとめて作業が来る。

だから結局、自分が覚えて、自分が確認して、

自分が催促することになります。

この状態を少しでも減らすには、

確認依頼をメールや記憶だけに頼らず、見える形にしておくことが大切です。

誰に確認しているのか。

いつまでに回答が必要なのか。

今は確認中なのか、回答済なのか、完了済なのか。

このようなことが一覧で分かるだけでも、仕事はかなり進めやすくなります。

大きなシステムを入れなくても、Excelなど、簡単な一覧管理から始められることもあります。

大切なのは、

「人が頑張って覚える仕事」

を少しずつ

「見れば分かる仕事」

に変えていくことです。

今のメールやExcelの流れを見せてもらえれば、どこを整理すると楽になるか、一緒に考えることができます。

確認依頼や催促が当たり前になっている場合は、仕組みを少し見直すだけでも、日々の負担を減らせるかもしれません。