最近は、AIを業務に使いたいという話をよく聞くようになりました。
文章作成、要約、メール文、マニュアル作成、情報整理など、AIは確かに便利です。
でも、AIをうまく使うには、まず「何をしてほしいのか」を言葉にできる必要があります。
たとえば、
・どんな業務なのか
・何に困っているのか
・どこでミスが起きやすいのか
・誰に向けた文章なのか
・どのような判断が必要なのか
・どんな形で仕上げたいのか
これが曖昧なままだと、AIに聞いても期待した答えは返ってきません。
AIが苦手なのではなく、こちらの業務が整理されていないことが原因の場合もあります。
たとえば、マニュアルを作りたい場合でも、
手順、確認ポイント、例外、判断基準、完了条件が分からなければ、AIも正確にはまとめられません。
メール文を作る場合も、
相手との関係、伝えたい内容、避けたい表現、依頼したいことがはっきりしていないと、使いやすい文章にはなりません。
つまり、AIを使う前に必要なのは、業務を言葉にすることです。
普段なんとなくやっている作業を、
「何を見て、何を判断して、次に何をしているのか」
という形に整理する。
プロンプト等というと難しく聞こえてしまうと思います。
事柄が具体的であれば大丈夫です。
これができると、AIも業務改善も使いやすくなります。
AIは、整理されていない業務を魔法のように解決してくれるものではありません。
でも、困りごとや業務の流れを言葉にできれば、文章化、整理、たたき台作成にはとても役立ちます。
「AIを使いたい」から始めるより、
「何を整理したいのか」から始める。
その方が、実務ではうまくいきやすいと感じます。
社内の困りごとを整理し、見える化・仕組化の第一歩となる業務改善シートの作成も行っています。
AIや便利なツールを使う前に、まず業務の流れや困りごとを言葉にしたい場合もご相談いただけます。
