小さな道具でも、使う人が迷わない形にすることが大事です

今週は、毎回同じ作業を少し軽くすることについて書きました。

業務改善というと、大きなシステムや本格的な開発をイメージするかもしれません。

でも実際には、日々の仕事の中にある小さな手間を減らすだけでも、かなり楽になることがあります。

毎回同じファイルを探している。

毎回同じ集計をしている。

毎回同じ確認をしている。

毎回同じ保存作業をしている。

毎回同じ説明をしている。

こうした作業は、関数やマクロ、

小さな処理の仕組みで軽くできる場合があります。

ただし、道具を作れば終わりではありません。

使う人が迷わないこと。

どこにファイルを置けばよいか分かること。

何を触ってはいけないか分かること。

作成後にどこを見ればよいか分かること。

エラーが出た時に、何を確認すればよいか分かること。

そこまで整えて、初めて日常業務で使いやすいものになります。

便利なものを作ることも大切ですが、

「使い続けられる形にすること」

も同じくらい大切です。

今の作業手順を見せてもらえれば、

どこを関数で済ませるか、

どこをマクロにするか、

どこは人が確認した方がよいか、

一緒に整理することができます。

大きなシステムを入れるほどではないけれど、

毎回の手作業を少し軽くしたい。

そんな日常業務の改善からでも、ご相談いただけます。