便利な仕組みも、使う人によって見たいものは違います

社内の仕事を分かりやすくするために、一覧や入力画面、確認しやすい仕組みを作ることがあります。

でも、その時に気をつけたいのは、

全員が同じ情報を見たいわけではない

ということです。

現場で対応する人は、自分が今日見るべきものを知りたい。

処理する側は、全体の進み具合を見たい。

管理する側は、どこで止まっているのか、件数や期限を見たい。

立場によって、必要な情報は違います。

それなのに、全員に同じ一覧を見せようとすると、情報が多すぎて分かりにくくなることがあります。

見なくてよいものまで見える。

自分に関係あるものを探さなければならない。

どれを優先すればよいか分からない。

結局、別の人に確認する。

これでは、便利にするための仕組みが、かえって負担になってしまいます。

仕組みを作る時は、まず

「誰が見るのか」

を考えることが大切だと思っています。

自分の分だけ見ればよい人。

全体を見なければならない人。

確認だけする人。

入力する人。

最終判断をする人。

見る人が違えば、見せ方も変わります。

必要な情報を、必要な人に、必要な量だけ見せる。

それだけで、仕組みは使いやすくなります。

便利な仕組みは、情報をたくさん見せることではありません。

使う人が迷わず、自分に必要なことを確認できること。

そこを考えることが、現場に根づく仕組みの第一歩だと思っています。