引き継ぐ前に、その作業を見直してみる

引き継ぎは大切です。

誰かしか分からない仕事を減らす。

休みの日でも止まらないようにする。

担当変更があっても続けられるようにする。

そのためには、手順を伝えたり、資料を残したり、注意点を共有したりする必要があります。

でも、引き継ぐ前に一度考えたいことがあります。

その作業は、今のまま引き継ぐべきものなのか。

長く続いている業務ほど、途中でいろいろな手順が足されています。

念のための確認。

昔から続いている保存。

今は使っていない資料。

誰かに言われて始めた転記。

理由は分からないけれど残っている作業。

それらをそのまま次の人に渡すと、負担もそのまま引き継がれます。

引き継ぎは、単に作業を渡すことではありません。

今の作業を見直す良い機会でもあります。

どの作業が本当に必要なのか。

どこで時間がかかっているのか。

どこが分かりにくいのか。

なくせる確認はないか。

まとめられる作業はないか。

手順を変えるだけで楽になる部分はないか。

こうしたことを見てから引き継ぐと、次の人の負担は変わります。

前の人が頑張っていた作業を、そのまま次の人に渡すだけでは、改善にはなりにくいです。

引き継ぎのタイミングこそ、業務を見直すチャンスです。

人が変わる時に、作業も少し整える。

それができると、属人化を減らすだけでなく、業務そのものも軽くできると思っています。