覚えることが多いルールは、いつか漏れます

社内には、細かなルールがたくさんあります。

この資料を送る時は、別の形式も一緒に送る。

この作業の後は、決まった場所に保存する。

この相手には、この情報も添える。

確認後は、別の担当者にも共有する。

ひとつひとつは必要なルールかもしれません。

でも、それを毎回すべて人が覚えて対応するのは、意外と難しいものです。

特に、慣れている人には当たり前でも、新しく入った人には分かりません。

たまにしか行わない作業なら、なおさら抜けやすくなります。

そして、ルールが漏れた時には、

「ちゃんと伝えていなかった」

「確認が足りなかった」

「次から徹底する」

という話になりがちです。

もちろん教育は大切です。

でも、何十人もいる職場で、全員が毎回同じ細かなルールを覚え続ける前提は、少し危ういと感じます。

人が覚えることで守るルールもあります。

一方で、仕組みの中に入れてしまった方がよいルールもあります。

たとえば、作業の流れの中で自然に確認できる。

必要なものが一覧に出る。

送る前にチェックできる。

決まった場所に置けば、次の処理につながる。

そういう形にできれば、毎回人が思い出す負担は減らせます。

「覚えていなかったから悪い」だけで終わらせるのではなく、

「覚えなくても漏れにくい形にできないか」

を考える。

細かなルールが多い職場ほど、この視点は大切だと思っています。