忘れない努力より、忘れにくい流れを作る

ミスや漏れを防ぐために、

「忘れないようにしましょう」

「確認を徹底しましょう」

と伝えることがあります。

もちろん、それは間違いではありません。

でも、日々の仕事の中では、忘れない努力だけに頼るには限界があります。

電話が入る。

急ぎの依頼が入る。

別の確認を頼まれる。

似たような資料を同時に扱う。

締切前で慌ただしくなる。

そんな中で、すべてを記憶だけで正確に進めるのは難しいです。

だから私は、忘れない努力よりも、

忘れにくい流れを作ること

を考えたいと思っています。

たとえば、作業の順番を決める。

必要なものを同じ場所に置く。

送る前に確認する項目を見えるようにする。

完了前にチェックできる形にする。

後から見ても、何をしたか分かるように残す。

こうした工夫は、とても地味です。

でも、現場ではこの地味な工夫が効きます。

人に「気をつけて」と言い続けるより、

気づける形にしておく。

迷わない形にしておく。

抜けた時に分かる形にしておく。

その方が、作業する人も安心できます。

忘れる人が悪い、という話だけではなく、

忘れやすい流れになっていないかを見る。

同じ注意を何度もしている業務ほど、

実は仕組みに変えられる部分があるのかもしれません。