私なら、まず「判断する部分」と「毎回同じ部分」を分けます

手作業を軽くしたいという相談を受けた時、私なら最初に

「人が判断する部分」

と

「毎回同じように処理している部分」

を分けて考えます。

なぜなら、何でも自動化すればよいわけではないからです。

業務の中には、人が見た方がよい部分があります。

内容を確認する。

例外を判断する。

お客様や社内の状況に合わせて調整する。

こうした部分は、無理に自動化しない方が安全なこともあります。

一方で、毎回同じ処理をしている部分もあります。

決まったファイルを読み込む。

決まった条件で集計する。

決まった形式で保存する。

決まったフォルダに出力する。

決まった一覧を作成する。

こういう部分は、人が毎回手で行うより、仕組みに任せた方が向いていることがあります。

私が大切にしているのは、

「全部を便利にする」

よりも、

「現場で本当に負担になっている部分を軽くする」

ことです。

そのためには、まず今の作業手順を見ます。

どこで時間がかかっているのか。

どこで迷っているのか。

どこでミスが起きやすいのか。

どこは人が確認した方がよいのか。

どこは毎回同じなのか。

そこを整理してから、関数で足りるのか、マクロがよいのか、別の小さな処理にした方がよいのかを考えます。

技術から入るのではなく、作業の流れから考える。

その方が、実際に使う人に合った形になりやすいです。