社内で業務改善を進めようとすると、最初に動くのは「困っていることに気づいた人」です。
もっと分かりやすくしたい。
同じ確認を何度もしたくない。
ミスや漏れを減らしたい。
誰が見ても分かる形にしたい。
そう考えて、Excelを整えたり、一覧表を作ったり、マニュアルを作ったりする人がいます。
でも、気づけばその人に質問が集まるようになります。
「これ、どう入力すればいいですか？」
「この表、直してもらえますか？」
「前と同じように作ってください」
「分からないので見てください」
最初は改善のために始めたことなのに、いつの間にか「詳しい人」「直してくれる人」「聞けば何とかしてくれる人」になってしまうことがあります。
これは、その人の能力が高いからこそ起きる問題です。
できる人が頑張ることで、一時的には業務が回ります。
でも、その人に頼りすぎると、別の属人化が生まれます。
本来必要なのは、誰か一人がずっと支えることではありません。
使い方のルールを決める。
入力する人を決める。
確認する人を決める。
修正や変更の流れを決める。
困った時にどこを見ればよいか決める。
こうした仕組みを一緒に作っておくことが大切です。
業務改善は、できる人が一人で頑張るものではありません。
周りの人も使える形にして、続けられる状態にすることが大事です。
「分かる人に聞けばいい」から、
「見れば分かる、決まった流れで確認できる」へ。
業務改善を頑張る人が疲れないためにも、最初に役割やルールを整理しておくことが必要です。
社内の困りごとを整理し、見える化・仕組化の第一歩となる業務改善シートの作成も行っています。
詳しい人・できる人に負担が集まりすぎている場合も、まずは業務の流れと役割を整理するところからご相談いただけます。
