私なら、まず「確認待ち」と「完了待ち」を分けます

確認依頼の管理を整理するとき、私ならまず

「確認待ち」

と

「完了待ち」

を分けて考えます。

なぜなら、相手から返事が来たことと、その仕事が完了したことは同じではないからです。

たとえば、営業担当者に確認を依頼したとします。

営業から回答が来た時点で、営業側の対応は一段落かもしれません。

でも、事務側ではその回答を確認して、処理して、必要であれば記録して、

初めて完了になることがあります。

ここを一緒にしてしまうと、

「回答は来ていたけれど、処理が終わっていなかった」

「完了したと思っていたけれど、確認だけで止まっていた」

ということが起きやすくなります。

そのため、私なら状態をいくつかに分けます。

たとえば、

未処理、確認中、回答済、完了

のような形です。

そして、営業が見るべきもの、事務が見るべきもの、上司が確認するものを

分けます。

通知が必要なものは通知する。

一覧で見ればよいものは一覧にする。

すべてをメールで流すのではなく、役割ごとに見える形を変える。

ツールを先に決めるより、

仕事の流れを先に整理することが大切です。

小さな違いに見えますが、

「確認待ち」と「完了待ち」を分けるだけで、業務の止まりどころは

かなり見えやすくなります。