確認待ちは、大きなシステムがなくても見える化できます

確認依頼の返事が来ない。

そのたびにメールを探したり、過去のやり取りを確認したり、

催促したりするのは、とても手間がかかります。

でも、このような確認待ちの管理は、必ずしも大きなシステムを入れないとできないわけではありません。

まずは、確認中の案件を一覧にするだけでも変わります。

たとえば、

・依頼日

・確認している相手

・内容

・回答期限

・現在の状態

・回答が来た日

・完了した日

このような項目を並べるだけでも、今どこで止まっているのかが分かりやすくなります。

さらに、期限が近いものだけを表示したり、期限を過ぎたものを分けたり、担当者ごとに絞り込んだりできると、確認漏れに気づきやすくなります。

Excelでも始められます。

大切なのは、最初から完璧なシステムを作ろうとしないことです。

まずは、

「今、確認待ちになっているものは何か」

「誰からの返事を待っているのか」

「いつまでに必要なのか」

が分かるだけでも、現場はかなり楽になります。

確認依頼をメールだけで追いかけるのではなく、一覧で見えるようにする。

それだけでも、催促の回数や確認漏れは減らせる可能性があります。