Excel管理が悪いのではなく、ルールのないExcel管理が危ない

社内業務でExcelを使っている会社は多いと思います。

一覧表、進捗管理、在庫表、台帳、集計表、チェックリスト。

Excelは自由に作れて便利です。

ただ、その便利さゆえに、いつの間にか管理が複雑になることがあります。

たとえば、

・最新版がどれか分からない

・誰が更新したのか分からない

・同じようなファイルが複数ある

・担当者ごとに入力方法が違う

・必要な項目が足りない

・逆に項目が多すぎて使いにくい

・確認したのか、未確認なのか分からない

このような状態になると、Excelで管理しているはずなのに、

かえって状況が見えにくくなります。

でも、これはExcelが悪いわけではありません。

問題は、管理するルールが決まっていないことです。

何を入力するのか。

誰が更新するのか。

どのタイミングで確認するのか。

完了したものはどう扱うのか。

変更してよい人は誰なのか。

こうしたルールがないまま使い続けると、Excelは便利な管理表ではなく、個人ごとのメモに近くなってしまいます。

業務改善のために大切なのは、まず管理したい内容を整理することです。

たとえば、

・必ず必要な項目は何か

・なくてもよい項目は何か

・状況を判断するために必要な情報は何か

・入力する人が迷わない形になっているか

・確認する人が見て分かる形になっているか

これを考えるだけでも、Excel管理はかなり使いやすくなります。

Excelをやめる必要はありません。

むしろ、小さな業務改善の第一歩としては、Excelは

とても使いやすい道具です。

ただし、業務で使うなら、自由に入力できるだけではなく、誰が見ても同じ意味で分かる形にしておくことが大切です。

「とりあえずExcelで管理する」から、

「何を管理するためのExcelなのかを決めて使う」へ。

それだけでも、確認漏れや引き継ぎの不安は減らしやすくなります。

社内の困りごとを整理し、見える化・仕組化の第一歩となる業務改善シートの作成も行っています。

Excel管理が増えすぎて困っている場合も、まずは現在の管理方法を整理するところからご相談いただけます。