担当変更や退職、異動の時に、急に引き継ぎ資料を作ることがあります。
でも、いざ引き継ごうとすると、
・何から説明すればよいか分からない
・手順が人の頭の中にしかない
・判断基準を言葉にしにくい
・例外対応が多すぎる
・必要な資料の場所がバラバラ
・過去の経緯をメールで探さないと分からない
このようなことが起こりがちです。
引き継ぎが難しい仕事は、特別に複雑な仕事とは限りません。
普段は何となく回っていても、手順や確認方法が整理されていないと、他の人に説明する時に困ります。
「これはいつもこうしている」
「この場合はあの人に確認する」
「この取引先だけ少し違う」
「前にこう言われたから、この処理にしている」
こうした情報が担当者の頭の中にあるだけだと、引き継ぎ時に抜け漏れが出やすくなります。
本来、引き継ぎは退職や異動が決まってから慌てて作るものではなく、普段の業務の中で少しずつ整えておくものです。
完璧なマニュアルを作る必要はありません。
まずは、
・業務の流れ
・使う資料
・確認する相手
・よくある例外
・判断に迷うポイント
・完了の条件
を簡単にまとめるだけでも、次の人はかなり動きやすくなります。
引き継ぎできる状態にすることは、担当者のためでもあります。
自分しか分からない仕事が多いと、休みにくくなり、質問も集中します。
周りも状況が分からないため、結局いつも同じ人に確認することになります。
「引き継ぎできる仕事」にすることは、業務を誰でも同じように回せる形に近づけることです。
急に資料を作るのではなく、普段から少しずつ言葉にしておく。
それだけでも、業務の不安は減らせます。
引き継ぎは、特別な時だけの作業ではありません。
日々の業務を整理することが、結果的に一番の引き継ぎ準備になります。
社内の困りごとを整理し、見える化・仕組化の第一歩となる業務改善シートの作成も行っています。
引き継ぎしにくい業務がある場合も、まずは流れや確認ポイントを整理するところからご相談いただけます。
