マニュアルを作っても使われない理由

業務を分かりやすくするために、マニュアルを作ることがあります。

でも、せっかく作ったのに、実際にはあまり使われていない。

結局、分かる人に聞いてしまう。

そんなことはありませんか。

マニュアルが使われない理由は、いくつかあります。

・どこにあるか分からない

・内容が長すぎて探しにくい

・古い情報のまま更新されていない

・実際の業務と少し違う

・例外対応が書かれていない

・結局、何を判断すればよいのか分からない

マニュアルは、作っただけでは使われません。

大切なのは、必要な時にすぐ見られて、今の業務に合っていて、迷いやすいポイントが分かることです。

特に実務では、手順そのものよりも、判断に迷う場面で困ることが多いです。

「この場合はどうするのか」

「誰に確認するのか」

「どこまで終われば完了なのか」

「例外の時はどう扱うのか」

ここが書かれていないと、結局人に聞くことになります。

完璧なマニュアルを最初から作る必要はありません。

まずは、よく聞かれること、間違えやすいこと、確認が必要なことを整理するだけでも十分です。

マニュアルは、きれいな資料にすることより、実際に使えることが大切です。

長い説明より、

「どこを見るか」

「何を確認するか」

「迷った時は誰に聞くか」

が分かる方が役に立つこともあります。

使われるマニュアルにするには、業務の流れを整理し、必要な情報を必要な場所に置くことが大切です。

マニュアル作成も、業務の見える化の一つです。

「作ったのに使われない」から、

「困った時に見れば分かる」へ。

そのためには、まず業務の流れや判断ポイントを整理するところから始める必要があります。

社内の困りごとを整理し、見える化・仕組化の第一歩となる業務改善シートの作成も行っています。

マニュアル化しにくい業務や、使われない資料でお困りの場合も、まずは現在の流れを整理するところからご相談いただけます。