業務を見える化しようとして、一覧表や管理表を作ることがあります。
でも、最初は使っていても、だんだん更新されなくなる。
結局、元のメール確認や個人メモに戻ってしまう。
そんなことはありませんか。
一覧表が使われない理由は、表そのものが悪いからではありません。
多くの場合、使い方が決まっていないことが原因です。
たとえば、
・誰が入力するのか決まっていない
・いつ更新するのか決まっていない
・どこまで入力すればよいか分からない
・項目が多すぎて面倒になる
・入力しても誰も見ていない
・確認する人が決まっていない
・完了した後の扱いが分からない
このような状態だと、一覧表は続きません。
業務で使う表は、作ることよりも、使い続けられる形にすることが大切です。
見える化のために項目を増やしすぎると、入力する人の負担が大きくなります。
逆に項目が少なすぎると、見ても判断できません。
大切なのは、何のために見る表なのかを決めることです。
・未対応を見つけるための表なのか
・期限を確認するための表なのか
・担当者ごとの状況を見るための表なのか
・上長が全体を確認するための表なのか
目的がはっきりすると、必要な項目も絞りやすくなります。
一覧表は、ただ情報を並べるものではありません。
見た人が次の判断をしやすくするためのものです。
「入力するだけの表」ではなく、
「確認や判断に使える表」へ。
そのためには、項目だけでなく、入力ルールや確認する人も一緒に決めておく必要があります。
せっかく作った一覧表を使い続けるためには、最初に少しだけ運用を整理しておくことが大切です。
社内の困りごとを整理し、見える化・仕組化の第一歩となる業務改善シートの作成も行っています。
一覧表や管理表を作ったのに使われない場合も、まずは目的や項目を整理するところからご相談いただけます。
