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先日zoomでお話した方から、 『今度チーム全体の連絡や進捗状況の共有などのまとめ役をすることになったんですけど、複数人で共有する連絡方法やツールは何を使ってますか？』 ということを聞かれました。 パーソナル秘書の仕事をする上で連絡方法やファイルなどの共有に関しては、クライアントの方が普段使っている使い慣れたツールを私が使うようにしているので私が選ぶことはありません。 けれど、だいたい皆さん同じようなツールを使ってらっしゃるなというのが印象です。皆さんが使っているということは、使いやすいということだと思うので私が今何を使って仕事をしているかいくつかご紹介しようと思います。 チャットワークこれを使っている方は結構いらっしゃいます。クライアントの方はもちろん、クライアントのお客様や関係者の方との連絡方法のツールでも利用しています。利点としては・使い方が簡単 ・グループチャットも可能 ・ファイルなどのデータがすぐ送信できる ・タスク管理が可能 ・ビデオ通話、音声通話が可能 といったところでしょうか。 グループチャットでもメンション機能もありますし、チャットが流れていった中で『あのメッセージはどこだったっけ？』と遡って探すことなく、ブックマーク機能で必要なメッセージをあとから見返すことも可能です。その他細かい機能は割愛しますが、使い勝手はとても良いと思います。ただ私が改善してほしいなと思う点は、左にチャットのリストが表示されるんですが、全体表示をしたときにグループチャットも対個人のチャットも全てごちゃまぜに表示されてしまうということです。 もちろんカテゴリ分けすることは可能です。しかし

こんにちは！このたび、皆さまのお仕事や日々のタスクをサポートするオンライン秘書サービスをスタートいたしました。ビジネスの成長や毎日の業務に集中していただけるよう、実務に特化したチームがサポートいたします。オンライン秘書を始めた背景昨今のリモートワークやフリーランスの増加により、「誰かに少しサポートしてほしい」「日々の雑務を任せて自分は本業に専念したい」という声が多く聞かれるようになりました。そこで、私たちは豊富な実務経験とチームの力を活かし、さまざまなニーズに応えるオンライン秘書サービスを提供しようと決意しました。幅広い業務に対応オンライン秘書といっても、その内容は多岐にわたります。例えば以下のようなサポートが可能です。スケジュール管理・リマインド：大事な会議やタスクをしっかりフォローします。SNSやメールの問い合わせ対応：対応が追いつかないお客様対応もお任せください。デザインやWEB制作：WEB制作やデザイン業務を手がける企業が運営しているため、専門的なご依頼にも対応可能です。資料作成・データ入力：煩雑なデータ入力や資料作成もお手伝いします。WordPressサポート：入稿やカスタマイズのサポートも承ります。通常のオンライン秘書の枠を超えた、柔軟で高品質なサポートをお約束します！こんな方におすすめ本業に集中したいクリエイターやフリーランスの方売上が好調だけど、問い合わせ対応や事務作業に追われている方副業や個人ビジネスをしているが、日々のタスクが多すぎると感じている方「オンライン秘書」と聞くと、まだピンとこないかもしれませんが、まずはお気軽にご相談ください！「こんなことも頼める

今日は従業員の給与計算をしました。私は現在、歯医者で秘書として働いております。医療業界の秘書をやってきましたが同じ医療業界でも就く人によってもとめてくる仕事内容が異なります。そのため職場が変わったら以前の職場で培ってきたスキルは全く意味のない、もう使用することのないものとなってしまいます。とても悲しくも思われますが新鮮な気持ちと新しいことにチャレンジするワクワク心が沸き上がってきます。毎日とても楽しい気持ちにさせてくれます。今日していた給与計算という仕事は今の職場で初めて求められたスキルです。医療法人のクリニックで分院を含めると従業員は５０人くらいで分院長は歩合なので給与計算が必要となります。他の従業員は歩合ではありませんが欠勤するとお給料がその分ひかれてしまうシステムなので欠勤の人に関しては出勤率を求める計算が必要となってきます。５０人は振り込みも大変です。間違ってはいけないので給与計算した後は2.3回確認後理事長にも確認いただいています。秘書は私一人なので給与計算する際は一日使ってしまいます。今日はこんな一日でした。また明日からも頑張ります😊

オフィス回帰が増えていますが、海外、国内企業や起業家、フリーランスの方がサービスオフィス運営会社が提供する　#バーチャルオフィス　を利用する事例が増えて来ました。 入出国が未だ難しい状況ですが、先ずは連絡事務所として、バーチャルオフィスを活用する海外や国内企業、自宅勤務ですが、拠点連絡先、サテライトオフィスとして利用する国内事例も増えてます。先日は、#海外ビジネス　をされている企業様がバーチャルオフィスをご契約、都内の一流住所オフィスビルに連絡先を確保、さらに　#秘書サービス　（バイリンガル）を活用して人件費を削減されています。サービスオフィスが提供するバーチャルオフィスなら、施設内のコワーキングスペースを利用することも可能です。最近ではZoom会議が出来る会議室を備えているところもあります。＊注意点日本では規制が少ないバーチャルオフィスですが、海外では日本以上に規制が厳しいです、又日本でも海外企業がバーチャルオフィスを利用すると様々な規制に引っ掛かりますので要注意です。

秘書のお仕事をしている中で、 上司に頼られるために 大切にしていたことのひとつに 何か質問されたときに 何でも答えらえる存在であることがあります。 上司にとって秘書は、 唯一、知らないことを気軽に聞ける 唯一の存在です。 「〇〇って何？」 「××って国はどこにあるんだっけ」 「△△って英単語は綴りどう書くんだっけ」 など、質問には限りがありません。 いつでも答えらえるようにするには 常に情報にアンテナを貼っている 必要があります。 また、重いですが必需品として 電子辞書は常に携帯していました。 今はスマホで何でも調べられますが、 やはり本物の「辞書」の信頼感は スマホにはないものがあります。 そして、最終的には 「何でそんなこと知ってるんだ？ 何でも知ってるな！」 こういう言葉を上司からいただけるよう 日々研鑽に励んでいます。