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「AIを業務に取り入れたい。でも、何から始めればいいのか分からない」。 中小企業の経営者・管理職の方から、ここ最近で一番多く受ける相談です。書籍やセミナーでは抽象論ばかりで、自社に落とし込めない。そんな声をよく聞きます。 私は元SE、BPOディレクター12年、100社超の業務改善・500件超の納品実績を持つAI業務改善コンサルタントです。本記事では、実プロジェクトを例に、AI導入の「最初の一歩」を3つの原則に整理してお伝えします。読み終える頃には、明日から自社で動かせる具体的な一歩が見えるはずです。 1. 「経営課題を丸ごと」ではなく「1業務だけ」AIに渡す AI導入で最初に失敗するパターンは、ほぼ共通しています。それは「全社でAIを導入する」と宣言してしまうことです。 会議で「AIで生産性を上げよう」と決まった瞬間から、経理・営業・問い合わせ対応・人事…と話が広がり、優先順位がつかず、合意形成も止まります。結果としてPoC（試作検証）すら始まらないまま1年が過ぎる、というケースを何度も見てきました。 ここで言う「AIエージェント」とは、指示を受けて自律的に複数ステップの業務を進めるAIのことです。ChatGPTのようにチャットで都度指示するのではなく、「この業務を任せる」と渡せる存在だと考えてください。だからこそ、何の業務を渡すかを先に決める必要があります。 私自身も、自社のAIシステム開発では「会計資料のPDFをAIが読み取って、CSVファイルとしてダウンロードできる仕組み」という、たった1つの業務にスコープを絞りました。税理士向けのSaaSとして展開する構想がありますが、

ココナラではダッシュボードで取引状況や売上等を管理できます。しかし、複数のサービス出品サイトを利用している場合、それぞれのサイトでのデータを個別に集計する手間がかかります。そんなとき、一つのツールに集約することで、売上・原価管理やCIS（顧客情報システム）を一括で管理することが可能です。この記事では、kintoneを利用した業務改善方法を紹介します。 案件の進捗を把握 kintoneでは、顧客情報や案件情報を管理するアプリを簡単に作成できます。自身でカスタマイズすることも可能ですが、テンプレートアプリを利用することで、すぐに使い始めることができます。各アプリに取引情報を登録することで、ココナラや他のサービスでの取引の進捗を一画面で把握できるようになります。 売上の集約 ココナラでは、売上データをExcel形式で出力できます。このデータをkintoneにインポートすることで、売上情報を一括で登録できます。他のサービスからの売上データも同様に登録することで、月別の売上額の集計や売掛残高の管理が可能です。また、経理システムと連携させることで、仕訳登録も効率的に行うことができます。さらに、原価や予算をkintone上で管理することで、利益率の分析や予実管理も可能です。 CIS（顧客情報システム） ココナラでは個人を特定できる情報の収集は禁止されていますが、取引相手に対するフィードバックや感じたことをkintoneに登録することで、次回の取引に活用することができます。また、独自の指標を設けることで、顧客のニーズや傾向を分析することも可能です。これにより、マーケティング戦略の策定や顧客対応

現代のビジネスシーンで多様なニーズに応え、業務の効率化を実現するためには、適切なツールの選択が欠かせません。 その一つの答えが、kintoneです。 この記事では、kintoneがどのようにしてビジネスの効率化と生産性向上に貢献するかについて詳しく見ていきます。 できることその① カスタマイズ可能なワークフロー kintoneは、各種業務に適したカスタマイズ可能なワークフローを提供します。従来の手法では手間がかかる業務プロセスを、自動化および最適化することが可能です。 例えば、承認プロセスやタスクの割り当て、チーム間のコラボレーションなど、様々な業務フローを効率的に管理できます。 できることその② リアルタイムでのデータ共有と可視化 kintoneを使用すると、リアルタイムでデータを共有し、必要な関係者とのコミュニケーションを円滑に行うことができます。 また、グラフやチャートなどのビジュアルツールを活用してデータを可視化することで、業績や進捗状況を一目で把握することができます。これにより、迅速な意思決定や改善策の立案が可能になります。 できることその③ 多様なアプリケーションの活用 kintoneには、さまざまな業務に特化したアプリケーションが豊富に用意されています。例えば、顧客管理、案件管理、予実管理、請求書作成など、様々なニーズに対応したアプリケーションを利用することで、業務の効率化と生産性向上を図ることができます。さらに、必要に応じて独自のカスタムアプリケーションを作成することも可能です。 ### 顧客管理 kintoneを使用すると、顧客データベースを簡単に作成し、管理

業務システムの話を抽象論で続けても伝わりにくいので今日は私が実際に手がけた事例をお話しします。配車管理の業務を、手作業からシステム化したときの話です。(守秘のため、具体的な社名や数字の詳細はぼかしています)⚪︎最初の状況:すべてが手作業と記憶頼りその現場では、配車の管理がほとんど手作業で回っていました。予約が入ると紙やExcelに書き込み、誰にどの車を割り当てるかは担当者の経験と記憶で判断する。急なキャンセルや変更が入ると、あちこちに連絡して調整する。回ってはいるものの、担当者に負担が集中し、その人が休むと途端に業務が滞る。いわゆる「属人化」した状態でした。⚪︎いきなり作らず、まず現場の声を聞いたここで私がやったのは、すぐにシステムを設計することではなく、現場の人に話を聞くことでした。「現在社内で抱えている問題はなんですか？」「どこでミスが起きやすいですか」「何に時間を取られていますか」すると見えてきたのは、本当に大変なのは「予約を受けること」よりも、「受付の入り口が多方面に存在しレスポンスが遅れてしまう」ということでした。依頼の折り返し、キャンセル、変更、トラブル。この「対応」をどう捌くかが、現場の本当の負担だったんです。最初の設計案では、ここがすっぽり抜けていました。⚪︎小さく作って、使いながら直した現場の声をもとに、まずは一番負担の大きい部分だけをシステム化しました。最初から完璧を目指さず、「これで少し楽になる」レベルで動かしてみる。そして使ってもらいながら、「ここが不便」「これも欲しい」という声を拾って、少しずつ改善していきました。AIツールを活用したことで、こうした修

最初は便利だったExcelが、いつの間にか足かせになっている。ファイルが増えすぎて、どれが最新か分からない。誰かが開いていて編集できない。関数が壊れて原因が分からない。こういう「Excel管理の限界」、多くの会社が一度は通る道です。私は事業会社で、配車管理や査定、会計連動など、もともとExcelで回していた業務をシステム化してきました。今日は、Excel管理に限界を感じたとき、何を考えればいいのかをお話しします。⚪︎そもそも、Excelは悪くない最初に言っておきたいのは、Excelが悪いわけではないということです。少人数で、シンプルな管理なら、Excelほど手軽で優秀なツールはありません。問題は「Excelで管理し続けるべきでない段階」に来ているのに、そのまま使い続けてしまうことです。大事なのは、限界のサインに気づくことです。⚪︎こんなサインが出たら、見直しどき私の経験上、以下のようなことが起き始めたら、Excelの限界を疑っていいです。・同じファイルの「最新版」が複数できている・誰かが開いていると、他の人が編集できない・関数やマクロが複雑すぎて、作った本人しか分からない・転記やコピペのミスが増えてきた・ファイルが重くて、開くのに時間がかかる・「あの数字どこ?」と探す時間が増えたひとつでも当てはまるなら、業務量がExcelの設計を超え始めています。⚪︎いきなり高額なシステムに飛びつかないただ、限界を感じたからといって、すぐに数百万円のシステムを導入する必要はありません。ここで焦って大きなシステムを入れると、今度は「高機能すぎて使いこなせない」という別の問題が起きます。Excel

新しいシステムを導入したのに、気づけば現場は元のやり方に戻っている。Excelに逆戻り、紙の台帳が復活、せっかく作ったシステムは誰も開かない。こういう話、けっこう多いです。私は事業会社で、配車管理や査定、会計連動、営業支援といった社内システムをいくつも作ってきました。その中で痛感したのは、「動くシステムを作ること」と「現場が使い続けるシステムを作ること」は、まったく別物だということです。今日は、業務システムが現場に定着しない理由を、私の経験から3つに絞ってお話しします。導入を検討している方の参考になれば嬉しいです。理由1:作った人が、現場の業務を知らない一番多いのがこれです。システムを設計する人と、実際に使う現場の人が分かれていると、「現場では当たり前の手順」が抜け落ちたシステムができあがります。例えば配車の業務をシステム化したとき、最初は「予約を受けて、車を割り当てる」というシンプルな流れで設計しようとしました。でも現場に話を聞くと、実際には急なキャンセル、ドライバーの体調、車両トラブルなど、予定通りにいかないことの方が多かったんです。この「予定通りにいかない部分をどう捌くか」こそが現場の本当の仕事でした。そこを理解せずに作っていたら、確実に使われないシステムになっていたと思います。理由2:現場が「自分たちのもの」だと思えていないシステム導入が上から降ってくると、現場は「やらされている」と感じます。人は、自分が関わって決めたものは大事にしますが、押し付けられたものには抵抗します。これはもう、性質みたいなものです。私がシステムを作るときに必ずやるのは、現場の人へのヒアリングです

「業務システムを作りたいけど、いくらかかるのか見当がつかない」「見積もりを取ったら高すぎて、そっと閉じた」システム化を考える方が最初にぶつかるのが、この費用の問題です。私は事業会社で複数の業務システムを作ってきて、さらに外部の見積もりも数多く見てきました。今日は、ベンダーに頼む前に知っておくと損しない「費用の考え方」をお話しします。⚪︎なぜ見積もりは数百万円〜になるのか業務システムを業者に頼むと、小規模でも数百万円、規模によっては1000万円を超える見積もりが出てくることがあります。高く感じるかもしれませんが、理由はあります。要件定義、設計、開発、テスト、それぞれに専門の人が関わり、人件費が積み上がるからです。さらに、納品後の保守として月額数万円が継続的にかかるケースも多いです。つまり、従来のシステム開発は「人手をかけて作る」前提なので、どうしても高額になりやすい構造でした。⚪︎費用を左右する3つの要素見積もりの金額は、主に次の3つで決まります。ひとつ目は、機能の多さです。あれもこれもと盛り込むほど、当然ながら金額は上がります。ふたつ目は、連携の複雑さです。既存の会計ソフトや他システムとつなぐ場合、その分の手間が加算されます。みっつ目は、作り方です。完全オーダーメイドで一から作るのか、既存の仕組みやAIツールを活用するのかで、費用は大きく変わります。逆に言えば、この3つを抑えれば、費用はコントロールできます。⚪︎「全部入り」を避けるだけで費用は下がる費用が膨らむ最大の原因は、「念のため、あれもこれも」と機能を盛り込むことです。実際には、最初から全機能を使うことはほとんどありませ

「業務をシステム化したい。でも、何から始めればいいか分からない」「高い費用をかけて失敗したらどうしよう」こういうご相談、本当によくいただきます。私は事業会社で、配車管理や査定、会計連動、営業支援といった社内システムをいくつも作ってきました。その経験から言えるのは、システム化の成否は「作る前の進め方」でほぼ決まるということです。今日は、中小企業がシステム化で失敗しないための進め方を、私が現場で実践してきた順番でお話しします。⚪︎その1:いきなり大きく作らない一番やりがちな失敗が、最初から「完璧な統合システム」を目指すことです。あれもこれもと機能を盛り込むと、開発費は膨らみ、完成までの時間も延び、そして出来上がった頃には現場のニーズが変わっている、ということが起きます。私がおすすめするのは、一番困っている業務ひとつに絞って、小さく作ることです。小さく作って、使ってみて、効果が出たら次へ広げる。この方が結果的に速くて安く、失敗のリスクも小さくなります。⚪︎その2:現場の声から始めるシステム化の出発点は、技術ではなく「現場の困りごと」です。経営層が「便利そうだから」と決めたシステムより、現場が「これに困っている」と感じている業務をシステム化した方が、確実に使われます。私がシステムを作るときは、必ず現場の人に聞きます。「今、何に一番時間を取られていますか」「どこでミスが起きやすいですか」と。そこに、システム化すべき本当のポイントが隠れています。⚪︎その3:完璧を目指さず、使いながら直すシステムは、一度作って終わりではありません。最初から100点を目指すと、いつまでも完成せず、費用ばかりか

【よくある失敗】業務システムを導入したけど、現場で使われなくなる──これはよくある悩みです。理由の多くは「入力作業が増えすぎる」「管理画面が使いにくい」という声。結果として、担当者の負担が増え、現場の士気も下がり、システムが形骸化してしまいます。投資したのに効果が出ず、社内で失敗例として語られることも珍しくありません。【なぜその問題が起きるのか】多くの失敗は業務導線を正しく把握せずにシステムを設計することに起因します。システムの都合に合わせて現場の動きや作業順が変わってしまうからです。現場では作業が増える・複雑になると感じ、ストレスを感じやすくなります。また、操作性やUIが整備されていないと、入力ミスや操作ミスも多発します。これにより現場からシステムへの信頼も下がるのです。【表面的改善で失敗する理由】「入力項目を減らす」「画面の色を変える」など単純なUI改善だけでは根本解決になりません。システムの利用目的や業務の流れに沿っていないと、使い勝手は大幅に向上しません。間違った改善策はリリース後の運用コストを増やすだけ。結果、継続的な利用が難しくなります。【本当に必要な視点】成功のカギは、業務導線・行動導線を徹底的に理解して組み込むことです。現場の日常動作や意図、ユーザー心理を踏まえたUX設計が不可欠になります。加えて、集客や売上アップに結びつく導線設計も重要です。言い換えれば、単なるシステム開発ではなく、業務全体の戦略と運用視点を統合することが必須です。【改善すると何が変わるか】入力負荷が軽減され、現場のストレスが激減。システム利用率が上がり、精緻なデータで業務改善も実現します。さ

今回は、具体例で考える業務システム導入・構築の選択肢の話です。業務で使うデジタルツールを導入したり構築するときには次のように色々な選択肢がありますよね。・Googleスプレッドシートのような表計算ソフトウェアで作る・スプレッドシートとGoogle Apps Script（GAS） を組み合わせる・App Sheet のようなノーコードツールで作る・Webアプリを作る・ネット上で提供されているウェブサービス（SaaS）を使う※ GASというのはGoogle Apps Scriptというプログラミング言語の頭文字です。GASでプログラムを作ることでGoogleの様々なアプリ（スプレッドシート、ドキュメント、Gmail、カレンダーなど）を操作し効率化・自動化が行えます。※ AppSheetというのは「業務アプリを作るためのアプリ」です。ノーコードツール、つまりプログラミングすることなく業務アプリを作ることがでるツールです。スプレッドシートなどをデータベース（データをコンピュータが処理しやすいような形で保存しておくところ）として利用できます。そして例えば、会計処理、給与計算、備品管理、日報など、業務で扱うデータは多岐に渡ります。一つのシステムだけでは普通は完結しません。ここでは、例として小規模な介護事業所を想定し、どのように組み合わせるのが良いのか、落とし所を考えてみることにします。このような事業所では、ITの知識を持ったスタッフがほとんどいないとか、開発を頼む場合でも要望を正確に細かいところまで説明することができないことが多いのが実情ですね。また、予算もかなり限られてしまうことが多い

今回は、DIYや個人開発者に依頼してもOKと言えるガイドラインの話です。「SaaSは「基幹だけ」に！小規模事業所がコストを抑えて理想のシステムを手に入れる“現実的な”組み合わせ」という記事の続編です。全部SaaSで揃えると、 1サービスあたり月3000〜1万円 だとしても、業務は多岐に渡るのでコストもかさみます。なかなか、全部SaaSに頼るわけにもいかないですよね。そこで、DIYや個人開発者に依頼してコストを抑えるということもよく行われます。今では、DIYのハードルも10年ぐらい前に比べると下がっています。従来からのExcel+VBAやGoogleスプレッドシート+GASで自作する方法の他にも、AIで15分でアプリを自作するとか、ノーコードツールで自作する人も増えています。また、自分でできない場合は、変わりにそれらの作業を個人開発者に行ってもらううこともできますね。ただし、出来上がったシステムのセキュリティ確保や運用のためにかかる時間・金銭的コストも考えに入れなくてはなりません。今回はこのようなことを考えに入れ、 DIYや個人開発者に依頼してもOKと言えるガイドラインを考えてみたいと思います。また、最後に生成AIの活用についても考えてみたいと思います。※ AIで15分でつくったアプリを業務で使う場合もどんなリスクがあるのか考える必要があります。このことについては、別の機会に記事にできたらと考えています。まず、DIYや個人開発のリスク判断から「データの重要度」と「システムの依存度」という2つの観点で考えてみましょう。1. データの重要度・公開情報？・社内情報？・機密情報（個人情報

今は、とある企業で、数千人が利用する業務システムの保守開発に携わっています。日々のタスクは、お客様からの問い合わせ対応や、新しい機能追加のための設計・実装がメイン。そんな中、毎年この時期になると、僕たちシステムエンジニアにとって、ちょっとした「イベント」が起こります。そう、「お盆」です。お盆は、多くの方にとって、ご先祖様を迎え、家族や親戚と集まって過ごす大切な時間ですよね。もちろん、僕もそれは同じです。ただ、システム屋としてお盆を経験すると、ある不思議な現象に気が付きます。それは、システムへのアクセス数が、まるで潮が引くかのように一気に減ることです。普段は数千人の方が利用しているシステムでも、お盆期間に入ると、まるで「誰もいない」かのように静かになります。アクセスログを見ると、まるで幽霊でも出たかのように、ユーザー数が急減しているのです。この現象を目の当たりにするたびに、僕は「お盆って、システムから見ても本当に『あの世とこの世の境目』なのかもしれないな」と、ついつい考えてしまいます。何百台ものサーバーが常に稼働し、膨大なデータがリアルタイムに行き交う日常。それが、お盆の時期だけは、まるで時間が止まったかのように、静けさに包まれる。普段は気づかない、システムの「呼吸」のようなものを感じることができる、貴重な時間です。そして、この静かな時間を利用して、僕は普段できないような「お盆限定タスク」に勤しみます。例えば、普段はアクセスが多くてなかなか実行できないような、大規模なデータベースの最適化や、システムのパフォーマンスチューニング。あるいは、新しい技術を試すための検証環境の構築など。