業務システムの話を抽象論で続けても伝わりにくいので
今日は私が実際に手がけた事例をお話しします。
配車管理の業務を、手作業からシステム化したときの話です。
(守秘のため、具体的な社名や数字の詳細はぼかしています)
⚪︎最初の状況:すべてが手作業と記憶頼り
その現場では、配車の管理がほとんど手作業で回っていました。
予約が入ると紙やExcelに書き込み、誰にどの車を割り当てるかは
担当者の経験と記憶で判断する。急なキャンセルや変更が入ると、
あちこちに連絡して調整する。
回ってはいるものの、担当者に負担が集中し、その人が休むと
途端に業務が滞る。いわゆる「属人化」した状態でした。
⚪︎いきなり作らず、まず現場の声を聞いた
ここで私がやったのは、すぐにシステムを設計することではなく、
現場の人に話を聞くことでした。
「現在社内で抱えている問題はなんですか？」
「どこでミスが起きやすいですか」
「何に時間を取られていますか」
すると見えてきたのは、本当に大変なのは「予約を受けること」よりも、
「受付の入り口が多方面に存在しレスポンスが遅れてしまう」ということでした。
依頼の折り返し、キャンセル、変更、トラブル。
この「対応」をどう捌くかが、
現場の本当の負担だったんです。最初の設計案では、ここが
すっぽり抜けていました。
⚪︎小さく作って、使いながら直した
現場の声をもとに、まずは一番負担の大きい部分だけをシステム化しました。
最初から完璧を目指さず、「これで少し楽になる」レベルで動かしてみる。
そして使ってもらいながら、「ここが不便」「これも欲しい」という声を
拾って、少しずつ改善していきました。
AIツールを活用したことで、こうした修正も短いサイクルで回せました。
従来なら業者に依頼して何週間も待つような変更を、その場で
反映できる。これがスピード感のある改善につながりました。
⚪︎変わったこと:属人化からの脱却
システム化して一番変わったのは、業務が「担当者の頭の中」から
「誰でも見える形」になったことです。
割り当ての状況が一目で分かり、イレギュラーが起きても
落ち着いて対応できる。特定の人が休んでも、業務が止まらない。
作業時間が減ったことももちろんですが、それ以上に
「この人がいないと回らない」という不安がなくなったことが、
現場にとって大きかったようです。
⚪︎この事例から言えること
この配車管理の事例から、私が改めて確信したことがあります。
・現場の本当の負担は、聞いてみないと分からない
・最初から完璧を目指さず、小さく作って育てる方がうまくいく
・システム化の価値は「時短」だけでなく「属人化の解消」にもある
業務システムは、派手な機能より「現場が毎日使えること」が一番大事です。
私はいつも、そこを起点に設計しています。
もし「うちにも属人化した業務がある」「手作業をどうにかしたい」と
感じていたら、お気軽にご相談ください。
現状をお聞きして、どこからシステム化できそうか一緒に考えます。
ご相談は無料です。
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