ExcelをWeb化して後悔する会社の共通点｜便利になるはずが仕事が増える6つの落とし穴

ExcelをWeb化した。

複数人で使えるようになった。

なのに、前より確認作業が増えた。

こういう相談、実際にあります。

Excelが悪かったわけではありません。

Web化が悪かったわけでもありません。

Excelの中にあった「現場の都合」を、画面とデータベースへ移せていないんです。

Excelは自由です。

セルを広げられる。

色を変えられる。

列を追加できる。

印刷前に少し縮められる。

困ったら隣にメモを書ける。

この自由さが属人化の原因になります。

ただ、同時に現場を回している理由でもあります。

だから、ExcelをそのままWebへ置き換えると、便利になるとは限りません。

私は、Excel VBA、GAS、Python、Webアプリを使った業務改善を続けています。

その中で何度も感じたのが、Web化の失敗は機能不足より「小さな使いづらさ」の積み重ねで起きることです。

印刷すると文字が小さい。

画面の一部だけ先に表示される。

保存したつもりなのに外部連携は終わっていない。

現場で呼んでいる名前と、プルダウンの名称が違う。

ボタンが1段に収まらない。

1個ずつ見ると軽いです。

でも毎日使う人にとっては、全部ストレスです。

そして最後に、Excelへ戻ります。

今回は、ExcelをWeb化してから後悔しやすい6つの落とし穴を、実案件でよく出る修正内容から整理します。

■ Excelの見た目だけを移した巨大入力画面

最初の落とし穴は、Excelの列をそのまま画面へ並べることです。

A列からZ列まである。

だから、Web画面にも26項目置く。

作れます。

でも、使いやすいとは限りません。

Excelでは、画面を横へ動かしながら全体を見ます。

コピーや連続入力もできます。

前の行を見ながら次を入力できます。

Web画面で同じことをすると、スクロール、クリック、画面遷移が増えます。

特にスマホでは地獄です。

横幅26列をスマホへ入れる技術はあっても、指は増えません。

Web化するときは、Excelの列ではなく作業の順番を見ます。

・最初に選ぶ情報

・毎回入力する情報

・条件によって出す情報

・自動計算できる情報

・最後に確認する情報

これで画面を分けます。

Excelの見た目を再現するより、

利用者の頭の中の順番を再現したほうが使われます。

■ 画面を作って印刷を忘れる設計

Web化の打ち合わせでは、入力画面や一覧画面が中心になります。

印刷は最後に回されがちです。

でも、現場では紙が残ります。

工程表。

安全日誌。

請求書。

報告書。

チェック表。

顧客へ渡す帳票。

ここを忘れると、Webで入力したあとExcelへ転記し、印刷だけExcelで行うことになります。

仕事、増えています。

実際、画面では見やすくても、印字すると文字が小さいという修正は起きます。

項目を増やした結果、縦方向へ詰まり、読めなくなることもあります。

印刷は完成後に調整するものではありません。

最初に決めます。

・用紙サイズ

・縦か横か

・1枚に収める範囲

・改ページの条件

・文字サイズの下限

・署名欄や押印欄

・画像や図面の大きさ

・空欄時の表示

画面は拡大できます。

紙は黙っています。

「印刷プレビューで見えたから大丈夫」は危ないです。

実際のプリンターで1枚出してください。

はい。紙代数円のテストをケチって、修正に数時間使うことがあります。

自分でも終わってるなと思います。

■ 速く見せるほど不安になる読み込み

Web化では、性能を良くするために処理を分けることがあります。

先に画面を出す。

一覧をあとから読み込む。

保存後の外部連携を裏で動かす。

一般的なWebサービスでは便利です。

ただ、業務システムでは「全部終わったのか」が重要です。

実際に、一覧を途中まで表示する方式へ変えたところ、利用者から「全部読めてから表示してほしい」と言われるケースがあります。

利用者は速さだけを見ていません。

・件数は確定しているか

・今操作してよいか

・保存は終わったか

・外部サービスまで反映されたか

・画面を閉じてよいか

これを見ています。

読み込みを分けるなら、状態を見せます。

・データ読込中

・保存完了

・外部連携中

・連携完了

・一部失敗

・再実行可能

曖昧なクルクルだけでは足りません。

業務ツールでは、0.8秒で不安になる画面より、2秒で安心できる画面のほうが速いんですよね。

■ 正式名称が正解とは限らないマスタ

データベースを作ると、名称を統一したくなります。

正式な現場名。

正式な会社名。

正式な商品名。

正式な部署名。

管理する側としては正しいです。

ただ、現場では略称を使っていることがあります。

工程管理表では「第二倉庫」。

正式名称は「株式会社○○物流センター第二保管棟改修工事」。

プルダウンに正式名称だけ並ぶと、利用者は探せません。

実際、別画面では現場名を使っているのに、ある画面だけ正式名称を使っていて、統一してほしいという修正は起きます。

マスタには、正式名称だけでなく用途ごとの表示名を持たせます。

・正式名称

・画面表示名

・帳票表示名

・検索用の別名

・過去名称

・並び順

・利用停止状態

こうしておくと、データは1つでも見せ方を変えられます。

「正式名称だから正しい」は、システムの都合です。

利用者が選べなければ、業務では不正解です。

■ 保存完了の裏で終わっていない外部連携

Web化すると、外部サービスとの連携が増えます。

Trelloへカードを作る。

Discordへ通知する。

Dropboxへ保存する。

メールを送る。

別システムへデータを渡す。

ここで難しいのが、どこまで終わったら「保存完了」と表示するかです。

データベースへの保存だけ終わり、Trello連携は裏で実行する。

画面は速くなります。

ただ、利用者はTrelloまで登録されたと思います。

あとで失敗しても気づきません。

逆に、全部を同期処理にすると、外部サービスが遅いだけで画面が長く止まります。

正解は、何でも同期、何でも非同期ではありません。

業務上の重要度で分けます。

・失敗すると業務が止まる処理

・あとから再実行できる処理

・利用者が完了を確認したい処理

・失敗しても通知だけでよい処理

そして、結果を画面へ出します。

「保存済み、Trello連携中」

「保存済み、通知失敗」

「再送できます」

ここまで見せると、利用者は判断できます。

完了という言葉を1個で済ませると、あとでクッッッソ揉めます。

■ Web化したのにExcelへ戻れない逃げ道

最後の落とし穴は、移行と復旧です。

Web化を決めると、Excelをやめることばかり考えます。

でも、最初から完全移行できるとは限りません。

データが足りない。

現場ごとに入力方法が違う。

過去ファイルの形式が揃わない。

ネットワークが止まる。

新しい画面に慣れていない。

この状態でExcelを完全に切ると、トラブル時に仕事が止まります。

最初は逃げ道を作ります。

・既存Excelの取込

・CSV出力

・PDF出力

・一定期間の並行運用

・過去データの参照

・バックアップからの復元

・手入力で修正できる管理画面

逃げ道というと後ろ向きに見えます。

逆です。

戻れるから、新しい仕組みを試せます。

業務改善は、利用者へ崖を飛ばせることではありません。

低い段差を作ることです。

■ Web化する前に聞くべき6つの質問

ここまでの話をまとめると、Web化前に確認したいのは次の6つです。

・Excelを開いて最初に何をするか

・最後に何を印刷または提出するか

・処理中に何を確認したいか

・現場では何という名前で呼んでいるか

・外部連携はどこまで完了確認が必要か

・トラブル時にどこへ戻れるか

機能一覧より、こちらのほうが重要です。

「検索画面が必要」

「PDF出力が必要」

「権限管理が必要」

もちろん必要です。

ただ、その前に、

誰が、どの順番で、何を見て、どこで安心するかを決めます。

あなたは今ここまで読んでますよね？

たぶん、今使っているExcelにも、説明できない色、謎の空白列、印刷用の細かい調整が残っていると思います。

それ、全部消さないでください。

汚いから不要なのではなく、

現場のルールが残っている可能性があります。

Web化の最初の仕事は、きれいな画面を作ることではありません。

そのExcelが、なぜ今の形になったのかを聞くことです。

Excelで十分な部分は残す。

複数人利用や履歴管理が必要な部分だけWeb化する。

帳票は今の様式を生かす。

連携は失敗時に戻せる形にする。

この順番なら、Web化して仕事が増える事故を減らせます。

「Excelが重くなってきた」

「複数人で同時に使いたい」

「Web化したが現場から不満が出ている」

「どこまでWeb化すべきか分からない」

この段階でも大丈夫です。

現在のExcel、実際の操作、印刷物を見ながら、Excel改善で済む範囲とWeb化したほうがよい範囲を整理します。

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