新しいシステムを導入したのに、気づけば現場は元のやり方に戻っている。
Excelに逆戻り、紙の台帳が復活、せっかく作ったシステムは誰も開かない。
こういう話、けっこう多いです。
私は事業会社で、配車管理や査定、会計連動、営業支援といった
社内システムをいくつも作ってきました。その中で痛感したのは、
「動くシステムを作ること」と「現場が使い続けるシステムを作ること」は、
まったく別物だということです。
今日は、業務システムが現場に定着しない理由を、私の経験から3つに
絞ってお話しします。導入を検討している方の参考になれば嬉しいです。
理由1:作った人が、現場の業務を知らない
一番多いのがこれです。
システムを設計する人と、実際に使う現場の人が分かれていると、
「現場では当たり前の手順」が抜け落ちたシステムができあがります。
例えば配車の業務をシステム化したとき、最初は「予約を受けて、車を割り当てる」
というシンプルな流れで設計しようとしました。でも現場に話を聞くと、
実際には急なキャンセル、ドライバーの体調、車両トラブルなど、
予定通りにいかないことの方が多かったんです。
この「予定通りにいかない部分をどう捌くか」こそが現場の本当の仕事でした。
そこを理解せずに作っていたら、確実に使われないシステムになっていたと思います。
理由2:現場が「自分たちのもの」だと思えていない
システム導入が上から降ってくると、現場は「やらされている」と感じます。
人は、自分が関わって決めたものは大事にしますが、押し付けられたものには
抵抗します。これはもう、性質みたいなものです。
私がシステムを作るときに必ずやるのは、現場の人へのヒアリングです。
「今、何に困っていますか」「どこに時間を取られていますか」を、
作る前にとことん聞きます。
すると、現場の人が「自分の困りごとを解決してくれるもの」として
システムを見てくれるようになります。この当事者意識があるかどうかで、
定着率はまるで変わります。
理由3:「導入すること」がゴールになっている
システムは、入れて終わりではありません。むしろ入れてからが本番です。
最初はうまく動いていても、運用の中で「ここが使いにくい」「この機能が足りない」
が必ず出てきます。そこを放置すると、現場は少しずつ離れていきます。
査定から会計までを一気通貫にしたシステムを作ったときも、
最初の設計だけでは現場の細かいニーズを拾いきれませんでした。
使ってもらいながら調整を重ねて、ようやく「これなら使える」という形に
なりました。
導入後にどう改善し続けるか、その設計まで含めて考えることが、
本当に使われるシステムの条件だと思っています。
まとめ:システムは「現場起点」で作る
現場が使わない理由を3つ挙げましたが、結局すべては
「現場を起点にしているか」という一点に集約されます。
・現場の業務を理解して作る
・現場を当事者にする
・導入後も改善し続ける
技術的に高度なシステムより、現場が毎日使ってくれる地味なシステムの方が、
よっぽど価値があります。私はそう考えて、いつも現場の声から設計しています。
もし「うちの業務、システム化できるかな」「何から考えればいい?」
といった疑問があれば、お気軽にご相談ください。
具体的な業務をお聞きした上で、AIやシステムで解決できる方法を
一緒に考えます。ご相談は無料です。
最後まで読んでいただきありがとうございます
