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Excelで介護支援記録管理システムを作ってみる～10日目多忙のため、再び間が開いてしまいました。 前回、パワークエリで作成したテーブルを直接加工して、特定の日付でフィルタリングしたデータを日誌に添付するための日誌シートを完成させました。 これと同様に、介護支援記録管理システムの一つの柱である動静記録を、入力済のデータから簡単にわかりやす作成できるようにします。 動静記録とは以前もふれたとおり、利用者の処遇内容を記した介護計画などを作成するさい必要となる文書で、基本的に前回の計画を策定した時点から、今回の策定に至るまでの記録データを時系列順に並べたものとなります。 従って、記録データからデータを抽出するための要素として、まず、特定の「利用者名」と期間（開始の「日付」と終了の「日付」）を必要としますが、他にも、利用者に何か事故や病変等が起きたとき、その後の対応がどうなっているか調べたいときに利用できるよう、「実施内容」でも追加的に絞り込みが行えるようにします。 まず、新たに「動静記録書」シートを作成します。このシート上に下の画像のとおり動静記録書のフォーマットを作りました。その上で、左上部に検索条件として、利用者名、期間を設定する開始日と終了日、そして実施内容を入力する部分を設けます。 一応、動静記録として表示させる記録データの数は20個までとしましたが、基本はそれぞれの施設の特性に合わせ、最大数を超えないよう設定します。 その上で、検索条件を入力する利用者名と実施内容のセルについては、データの入力規則を使い、記録テーブルに入力する方法と同様、リストから選べるよう設定します。 下

おはようございます♡みなさん、いかがお過ごしでしょうか♡今日も、家事や、お仕事、がんばりましょうね♡今朝はいつもより30分遅れて起床✨なんか夢を見た気がするけど起きたときには忘れてます☺️起きた感じはとてもよく眠れました✨起きて早速、朝日記を始めます☺️＊写真はイメージです昨日も自宅で、お仕事✨お仕事先の先輩さんからExcelの便利機能を教えてくれたのでYoutubeでちょっと勉強していました✨いわゆるパワークエリってやつです☺️Excelを知らないと、なかなか触れないワードですよね💦Excelが得意な私も、初めて知ったので急いで勉強しています（笑）＊写真はイメージですExcelもどんどん便利になってますね✨Excelもそうだけどいろんなアプリが便利機能が追加されてどんどん利便性が高まる時代です✨そんなことを思いつつ、昨日は勉強をメインに頑張りました☺️日記通信では何度か触れてるけど、勉強は大事です✨知識が増えるし実際のお仕事に役立ちますしね✨もし、必要な知識と思ったらどんどん学習しましょう　☺️（と、自分に言い聞かせてます🤣そんなことを書きつつ朝日記の手を止めてちょっと散歩に出かけます✨＊写真はイメージです外に一歩出ると、雨が降ってました☂️久しぶりの雨だけど何より、涼しい風が吹いてる✨この夏場にかけての涼しさはめっちゃ嬉しいですね☺️半袖でいるとちょっと、肌寒さを感じくらいかも✨羽織るものはあったほうが良いかもですね☺️＊写真はイメージです散歩から戻ってきて、早速、朝活とお仕事の始まりです✨大好きなコーヒーを飲みながらお仕事しますよ☺️いつもの経理と執筆ですね✨執筆は今日納

Excelで介護支援記録管理システムを作ってみる～8日目前回のブログを踏まえながら、まずは日誌を作成していくことにします。 システムの根幹である介護支援記録のデータを格納した記録テーブルは、そのままで日誌とはなりにくいため、ブックの中に日誌の体裁（フォーマット）を備えたシートを作成し印刷もできるようにするのが良いと思われます。日誌の体裁は、通常、①表題と日付、②施設内各部署での確認欄、その下に③当日の利用者の入退所・入退院等の動き、施設内でのイベント等の結果、会議等の職員の動きをまとめた部分、さらにその下には、④特定の利用者に対する介護支援内容を時系列順にまとめた記録部分とで構成されます。 しかし実際には、①～③の部分はWordやExcelを使って別に作成し、④の部分はシステムのシート上に作成し、それぞれ印刷したものを綴じ合わせて日誌の形とするのが一般的かと思います。 この理由は、④の部分は、介護支援記録管理システムから随時、データとして取り出すことができるのに対し、①～③の部分は日々の記録として保存しておく必要があるからです。 そこで「日誌」と名付けたシート上に作成した④の部分は、以下の画像のようなフォーマットにしました。この表に表示できる記録データの数は10個に限っていますが、それぞれの施設の特性に合わせて１日あたりの最大数を超えないよう設定します。 その上で重要となるポイントは、上部の日付欄に日付を入力すれば、記録テーブルでフィルター操作を行わずとも、この表の中に当該日の記録データ（レコード）が表示されるようにすることです。こうすれば使うシートは一つで済んでしまいます。

Excelで介護支援記録管理システムを作ってみる～5日目前回の投稿では、配列数式を使いテーブルの中から必要とする複数のレコードを、順序良く一気に抜き出す方法を紹介しました。 改めて、介護支援記録管理システムの中で使うことができた配列数式を、下の画像のとおり実際に示しておきます。テーブルの「在籍」フィールドが"利用中"となっているレコードを抜き出す配列数式となりますが、指定範囲を列（フィールド）にしているため、今後テーブルにレコードがいくら追加されても問題はありません。これは構造化参照と呼ばれる方法で、データをテーブル化することで得られるメリットの一つです。但し、施設としての性格上、利用中の方が30名程度で今後も推移することを前提としています。では本題に進みましょう。 Excelでは、一つまたは複数のテーブルを元に、含まれるフィールド等を加工編集して、都合の良い別のテーブルを作り出すことができます。これがパワークエリ（Power Query）と呼ばれる機能です。 Excel 2016から標準機能として組み込まれており、比較的新しい機能であるため、入社してExcelを使い始めた若い方なら知っている方も多いのではないかと思いますが、古い人間の私は、名前を聞いたことはあっても、全く使う機会を持たないまま過ごしてきてしまいました。 シート上でのデータの切り貼りに余りに慣れ過ぎたため、非効率だと思っていても、そのやり方を続けたほうが、ある意味楽だったり、達成感を得られるせいでそれを続けてしまったわけです。これは誰しも陥りやすい陥穽と言えるでしょう。自分を例にして恐縮ですが、日本の生産性が低

Excelで介護支援記録管理システムを作ってみる～6日目 前回の投稿ではパワークエリを使って、別ブックからリンクで取り込んだ利用者と職員のテーブルを加工し、現在利用中の利用者、現在在籍中の職員のみに絞り込んだテーブルを作りました。これで、記録テーブルに入力するさい、データの入力規則が的確に使えるところまで進めることができました。 では、実際にそれを行ってみることにします。 まずは記録テーブルの利用者名にデータの入力規則を設定します。 利用者名の列のデータ部分をドラッグで範囲指定し、上のタブメニューのデータをクリックし、データの入力規則を選んでクリックすると下の画像のとおりデータの入力規則の設定ウィンドウが表示されます。 入力値の種類は「リスト」を選び、その上で下にある「元の値」を設定することになりますが、通常は参照する範囲を絶対参照により設定します。 下の画像のとおり、パワークエリで作成した利用者リストと名付けたテーブルで、利用者氏名の列を上からドラックし範囲指定をするわけです。 しかしここで問題となるのは、この施設は定員30名を想定しており、現時点で入院中の方がいるために利用者数が実際は29名にとどまっていることです。また、利用を終了される方がさらに出ることも考えられます。 仕方がないので、テーブルの範囲を超えて30名分の範囲を設定することにしようと思いましたが、何か間が抜けている感じがしました。 そこで、テーブルの構造化参照は使えないものかと思い立ちました。 テーブル内の現在利用中の方が増えても減っても、入力規則のリストにはその影響を出させないためです。 なお、構造化参照と