研修会・勉強会チラシを依頼する前に準備しておくとよいもの

研修会や勉強会のチラシを作るとき、意外と悩むのが

「何を準備して依頼すればいいのか」

という部分だと思います。

開催日や会場は決まっているけれど、文章がまとまっていない。

申込方法はあるけれど、チラシとしてどう見せればいいか分からない。

講師情報や対象者を入れたいけれど、情報量が多くなってしまう。

このようなことはよくあります。

チラシ作成を依頼する場合、すべてが完璧にまとまっていなくても大丈夫です。

ただ、いくつかの情報があると、作成する側も内容を整理しやすくなり、完成までの流れがかなりスムーズになります。

今回は、研修会・勉強会チラシを依頼する前に準備しておくとよいものを整理してみます。

1. 研修会・勉強会のタイトル

まず必要になるのは、研修会や勉強会のタイトルです。

タイトルは、チラシの中で一番目立つ部分になります。

ただ、正式なタイトルが長い場合は、そのまま大きく載せると読みにくくなることがあります。

例えば、

「令和○年度 第○回 医療安全に関する院内研修会」

のような正式名称がある場合でも、チラシ上では

「医療安全研修会」

のように、見やすく整理した方が伝わりやすいこともあります。

正式名称が必要な場合は残しつつ、見出しとして目立たせる言葉をどうするかを考えると、チラシ全体が作りやすくなります。

2. 開催日時と会場

次に大切なのは、開催日時と会場です。

これは参加者が一番確認したい情報の一つです。

準備しておくとよい情報は、

・開催日

・開始時間、終了時間

・受付開始時間

・会場名

・会場住所

・オンライン開催の有無

・Zoomなどの使用ツール

などです。

特に、対面開催の場合は会場名だけでなく、住所や建物名、部屋番号まであると親切です。

オンライン開催の場合は、申込後にURLを案内するのか、チラシにQRコードを載せるのかも決めておくとよいです。

3. 対象者

チラシでは、「誰に向けた研修なのか」が分かることも大切です。

対象者がはっきりしていると、見る人が

「これは自分が参加してよい研修なのか」

を判断しやすくなります。

例えば、

・看護師

・新人看護師

・医療職

・介護職

・学生

・教員

・地域住民

・一般の方

・院内職員

などです。

対象者が広い場合は、「医療・介護に関心のある方」など、少し柔らかい表現にすることもできます。

4. 講師情報

講師がいる研修会や勉強会では、講師情報も重要です。

必要な情報としては、

・講師名

・所属

・職位

・資格

・専門分野

・簡単なプロフィール

などがあります。

すべてを長く載せる必要はありませんが、参加者が

「この先生の話を聞いてみたい」

と思える情報が少し入っていると、チラシの説得力が上がります。

ただし、プロフィールを入れすぎると紙面が窮屈になります。

必要な情報を短く整理することが大切です。

5. 研修内容・プログラム

研修内容も、チラシ作成ではとても大事です。

ただ「○○研修」と書くだけでは、参加者に内容が伝わりにくいことがあります。

例えば、

・どのようなテーマを扱うのか

・何を学べるのか

・参加すると何が分かるのか

・演習やグループワークがあるのか

・質疑応答があるのか

などが分かると、参加するイメージが持ちやすくなります。

プログラムが決まっている場合は、

13:00　開会

13:10　講演

14:20　休憩

14:30　グループワーク

15:30　質疑応答

16:00　終了

のように、時間の流れを載せてもよいです。

まだ細かい時間が決まっていない場合は、研修内容の概要だけでも問題ありません。

6. 申込方法

申込方法は、かなり重要です。

ここが分かりにくいと、せっかく興味を持ってもらっても申し込みにつながりにくくなります。

準備しておくとよい情報は、

・申込フォームURL

・QRコード

・メールアドレス

・電話番号

・申込締切

・定員

・参加費

・支払い方法

・問い合わせ先

などです。

最近はQRコードを載せることが多いですが、QRコードだけではなく、必要に応じてURLや問い合わせ先も入れておくと安心です。

特に高齢の方や、スマートフォン操作に慣れていない方も対象になる場合は、電話やメールでの問い合わせ方法もあると親切です。

7. 掲載したい写真・ロゴ・QRコード

チラシに写真やロゴを入れたい場合は、事前に準備しておくとスムーズです。

例えば、

・団体ロゴ

・病院、施設、大学などのロゴ

・講師写真

・会場写真

・過去開催時の写真

・申込用QRコード

・公式サイトのQRコード

などです。

注意したいのは、画像の画質です。

小さい画像や、スクリーンショットを拡大すると、印刷したときにぼやけて見えることがあります。

可能であれば、元データや高画質の画像を準備しておくとよいです。

8. 希望する雰囲気

チラシは、内容だけでなく雰囲気も大切です。

同じ研修会でも、

・医療系らしく落ち着いた雰囲気

・やわらかく親しみやすい雰囲気

・高齢者にも読みやすい雰囲気

・学生向けに明るい雰囲気

・学術的で信頼感のある雰囲気

など、目的によって合うデザインは変わります。

依頼するときは、

「シンプルにしたい」

「堅すぎない感じにしたい」

「医療系らしく清潔感を出したい」

「文字を大きめにしたい」

など、ざっくりした希望でも伝えておくとよいです。

参考にしたい過去のチラシや、雰囲気が近い画像があれば、それも共有すると完成イメージが合わせやすくなります。

9. 印刷用か、SNS・Web掲載用か

チラシをどこで使うのかも大切です。

印刷して配布するのか、SNSやWebサイトに掲載するのかによって、作り方が少し変わります。

印刷用であれば、

・A4片面

・A4両面

・A5

・カラー印刷

・白黒印刷

・余白の有無

・印刷会社に出すのか

などを確認します。

SNSやWeb掲載用であれば、

・正方形画像

・横長画像

・PDF掲載

・スマホで見やすい文字サイズ

なども考える必要があります。

同じ内容でも、印刷用とSNS用では見やすい配置が違うことがあります。

10. 希望納期

最後に、希望納期です。

研修会や勉強会のチラシは、開催日よりかなり前に必要になることがあります。

印刷、配布、申込期間を考えると、チラシ完成後にも時間が必要です。

依頼時には、

・いつまでに初稿がほしいか

・いつまでに完成させたいか

・印刷や配布の予定日

・申込開始日

・開催日

を伝えておくとよいです。

急ぎで作成できる場合もありますが、情報整理や修正の時間も必要になるため、できれば余裕を持って相談する方が安心です。

すべて揃っていなくても大丈夫です

ここまでいろいろ書きましたが、最初からすべて準備できていなくても大丈夫です。

実際には、

・日時と会場だけ決まっている

・タイトルと講師は決まっている

・申込方法は後から決まる

・QRコードは準備中

・文章はまだメモ程度

という状態でも、相談できることは多いです。

大切なのは、今決まっていることと、まだ決まっていないことを分けて伝えることです。

それが分かると、仮で配置を作ったり、あとから差し替えやすい形にしたりできます。

おわりに

研修会・勉強会チラシは、ただ情報を並べるだけではなく、参加者が必要な情報を見つけやすい形に整理することが大切です。

特に、

・何の研修なのか

・誰が対象なのか

・いつ、どこで行うのか

・何を学べるのか

・どう申し込むのか

が分かりやすくまとまっていると、参加につながりやすくなります。

依頼前には、できる範囲で

・タイトル

・日時、会場

・対象者

・講師情報

・研修内容

・申込方法

・ロゴやQRコード

・希望する雰囲気

・使用目的

・希望納期

を整理しておくと、チラシ作成がスムーズになります。

もちろん、すべてが揃っていなくても大丈夫です。

現在ある情報をもとに、研修会や勉強会の内容が伝わりやすいチラシに整えることができます。

研修会・勉強会・セミナー案内などのチラシ作成でお困りの方は、現在決まっている内容からご相談ください。